Make your own free website on Tripod.com

Word2000

Önsöz................................................................................................................................... 4

Yeni Unsurlar..................................................................................................................... 5

Word'ün Yeni ve Geliştirilmiş Kontrolleri........................................................................ 10

Word 2000 ile İşe Başlama............................................................................................... 16

Word Penceresinin Unsurları........................................................................................ 17

Menüleri ve Çubukları Kullanma................................................................................. 18

Diyalog Kutuları............................................................................................................ 19

Yazı yazma ve belge içinde hareket:............................................................................ 20

Programdan çıkmak..................................................................................................... 22

Word'de Yeni Belge.......................................................................................................... 23

Yeni Belge Sihirbazları.................................................................................................. 25

Metin yazma ve düzeltme.............................................................................................. 26

Word penceresinde görüntülenen unsurlar................................................................... 28

Kes, Kopyala, Yapıştır.................................................................................................. 30

Undo-Geri al.................................................................................................................. 32

Dosya İşlemleri................................................................................................................. 33

Yeni Belgeyi Kaydetmek............................................................................................... 33

Belge Özellikleri............................................................................................................ 35

Word Belgesi Açmak..................................................................................................... 36

Arama-Bulma, Değiştirme............................................................................................... 41

Word 2000'de Yardım....................................................................................................... 46

Eğlenceli ve akıllı........................................................................................................... 47

Yardım sorusu............................................................................................................... 49

Yardım kutusu............................................................................................................... 50

Bu Nedir?....................................................................................................................... 52

Yardım konularını yazdırma........................................................................................ 52

Ekran Görüntü Seçenekleri............................................................................................. 53

Normal görüntü............................................................................................................. 53

Kağıt üzerindeki görünüm............................................................................................ 54

Web sayfası görünümü.................................................................................................. 55

Şema halinde görünüm.................................................................................................. 55

Biçimlendirilmemiş görünüm........................................................................................ 56

Tam kkran Word.......................................................................................................... 57

Zoom seçenekleri........................................................................................................... 57

Ekranı Böl...................................................................................................................... 58

Yazı Türü (Harf), Seçme, Çerçeveler, Kutular................................................................ 59

Stil mi, font mu?............................................................................................................ 60

Harf belirleme............................................................................................................... 62

Seçilen yazı türünün uygulanması................................................................................. 63

Özel etkiler.................................................................................................................... 64

Karakter aralığı............................................................................................................ 65

Harf büyüklüğü ve satır aralığı.................................................................................... 65

Metinlere çerçeve verme............................................................................................... 67

Girintileme, Hizalama....................................................................................................... 69

Girinti............................................................................................................................. 69

Hizalama........................................................................................................................ 70

Yetimler ve dullar!........................................................................................................ 71

Cetveli kullanma............................................................................................................ 72

Sekmeler........................................................................................................................ 73

Biçimlendirmede Kolaylık: Stiller..................................................................................... 75

Metne stil uygulamak.................................................................................................... 78

Stil oluşturmak ve değiştirmek..................................................................................... 78

Stilden yararlanmak İçin.............................................................................................. 80

Listeler ve Tablolar........................................................................................................... 80

Numaralı ve noktalı listeler........................................................................................... 81

Tablolar......................................................................................................................... 82

Tablo içinde tablo.......................................................................................................... 83

Liste ve tabloları kaldırmak......................................................................................... 84

Sayfa Numarası ve Akan Başlıklar.................................................................................. 84

Belgeyi Yazdırma ve Faks Gönderme.............................................................................. 86

Yazdırma....................................................................................................................... 87

Faks gönderme.............................................................................................................. 88

Sonuç................................................................................................................................ 89

 

Önsöz

Sevgili Byte Okuru,

Bu mektubu size Word 2000 ile yazıyorum. Niyetim övünmek filan değil. "Sizden önce Word 2000'i aldım, bilgisayarıma yükledim ve kullanıyorum," gibi bir duygu aklımdan geçmiyor(!). İnanın bu kitapçığın tümü Word 2000 ile yazılıp, baskıya hazırlanabilirdi, ama dergimizin editörlerinin henüz Masaüstü Yayıncılık Programlarını bir kenara iteceklerini sanmıyorum. Samimiyetle belirteyim ki, sadece bu kitapçık değil (ki kitap yazmak ve baskıya hazırlamak, herhalde Word 2000'in yapabileceği işlerin en hafifi olsa gerek), Word 2000 ile, bütün sayfaları ve grafikleri dahil, bir Internet sitesini baştan sona hazırlamanız mümkün.

Biliyorum, bir çoğunuz, "Biz bu programla yazı yazıyoruz, tablo hazırlıyoruz, Webcilik yapmıyoruz!" diyorsunuz. Ama bugüne kadar Internet'te veya başka bir kaynakta gördüğünüz tablo dahil, HTML diliyle yazılmış dosyaları kelime işlem programınıza alıp, orasını burasını düzeltip, bir başka amaçla kullanmak istemediniz mi?

Ama HTML alıp-verme de yeni Word'ün yeni marifetlerinden sadece biri. Bütün Ofis 2000 paketinin, Ofis 97'ye göre eksiklerini-fazlalıklarını bir kelimede özetle derseniz, "akıl ve duygu" diyebilirim. Ve bunu derken, hiç de abartmadığımı belirtmeliyim. Yeni Word, artık sadece yanlış yazdığınız 40-50 kelimeyi düzeltmekle kalmıyor, menülerden hangi maddeleri sık kullandığınızı takip edip, bu maddeleri gösterilir, hiç kullanmadığınız maddeleri ise ancak talep üzerine açılır hale getiriyor. Yeni Word...

Neyse, bunu burada keselim. Herşeyin sırası var. Bu kitapçık, size Word 2000'in Word 97'den farklarını gösterecek; Word 2000'in temel kullanım yollarını size tanıtacak, başka bir deyişle Word 2000'e geçme kararını vermedinizse bu kararı vermenize yardımcı olacak; Word 2000'e geçti iseniz, bir an önce progrmanı verimli bir şekilde kullanmaya başlamanızı sağlayacak. Word 2000 ile yapabileceğiniz daha ileri düzeyde işlerden ise ilerde başka kitapçıklarda söz edeceğiz.

Şimdi, tıklayın Word simgesini, başlayalım kelimeleri işlemeye..

Tıklama üzerine bir not: bu kitapçıkta, "tıklama" kelimesini bir düğme, menü maddesi veya seçenek için kullandığımızda, bir kez tıklamanız gerektiğini söylemiş oluyoruz. Fakat Windows Gezgini veya bir disk, disket ya da klasörde görülen bir dosya simgesini açmak amacıyla tıklamanız gerektiğini belirttiğimizde, Windows kurulumuna bağlı olarak ya iki, ya da bir kez tıklamadan söz ediyoruz. Windows 95'e Internet Explorer 4'ü kurmuşsanız veya bilgisayarınızda Windows 98 varsa, ve Klasör Seçenekleri ayarlarında "Tek tıklama ile aç" maddesini etkin hale getirmişseniz, dosyalarınız ve programlarınız bir tıklamayla açılır hale gelmiş demektir. Bu şarta uymayan durumlarda "tıklama" deyince "iki kere tıklamayı" kastetmiş oluyoruz.

Yeni Unsurlar

Microsoft firması Ofis 2000'i tasarlamaya yaklaşık iki yıl önce, Ofis 97 paketi piyasa sürüldüğü hafta başladı. Ofis ekibinin ilk işi, Ofis paketinde yer alan her programın kimler tarafından ve nasıl kullanıldığını belirlemek oldu. Varılan sonuçlar üç noktada toplandı:

·          Ofis 97 ve bu arada Word'ü kullananların yüzde 60'ı ABD dışında yaşıyor ve Word daha çok İngilizce dışındaki dillerde kullanılıyordu.

·          Bilgisayar kullanıcılarının yarısından fazlası Web üzerinden iş yapıyor; yazdığı yazıları, yaptığı hesapları, oluşturduğu grafikleri ya Web'de kullanıyor, ya da Internet yoluyla başka birine aktarıyordu.

·          Kullanıcılar, isteyerek ya da istemeyerek, Ofis programlarının kurulumunu bozabiliyorlar; ya onarım için ne yapmaları gerektiğini bilmiyorlar, ya da onarım çok zor, kimi zaman da imkansız oluyordu.

Bu üç nokta, Ofis 2000'in tasarımında hareket noktası oldu. Buna göre, Ofis programları ve özellikle Word, uluslararası nitelik kazanacak; İngilizce esas, diğer diller ayrıcalık olmaktan çıkartılacaktı. Ofis programlarının, kullanıcı arzu ettiği anda, Internet'in bir uzantısı olabilmesi sağlanacaktı. Ve nihayet, Ofis paketi, sadece kurulması kolay programlar içermeyecek, fakat, her bir program açılırken, kendi kendisini denetleyecek, arızalı bir program bulduğu taktirde kendisini onarabilecekti.

Bugün elimizde bulunan Ofis 2000, bu ilkelerin tümüne uygun inşa edilmiş bulunuyor. Herşeyden önce Ofis paketi (veya Ofis 2000 ailesine mensup herhangi bir program) kurulacağı zaman, bulunduğu Windows ortamında önemli bir değişiklik yaparak, Kur programının Windows ile alış-verişine yeni boyut getiriyor. Bu, kullanıcı tarafından çalıştırılmadan önce, Windows'un ana programın kurulduğu andaki nitelikte olmasını garanti etmesini sağlıyor.

Bunu denemek için, Ofis 2000'i kurduğum bilgisayarı DOS disketi ile açıp, Microsoft Office klasörü içindeki bazı dosyaları sildim. Sonra bilgisayarı normal şekilde Windows 98 ile çalışacak şekilde açtım. Daha herhangi bir Ofis programını çalıştırmaya teşebbüs bile etmeden önce, Windows açılır açılmaz, Ofis kurulumundaki eksikliği fark ederek, benden Ofis CD-ROM'unu sürücüye koymamı istedi. Bir kaç dakika sonra Ofis eski şekline getirilmiş ve kullanılmaya hazırdı. Bu yüzden Ofis kurulunda bir değişiklik yapmak istiyorsanız, mutlaka denetim Masası'ndan Program Ekle/Kaldır kolaylığını kullanmak zorundasınız; Ofis'e ait bir dosyayı silerseniz, Windows bunu kazara yaptığınıza karar verecek ve dosya yeniden yerine konuluncaya kadar size başka bir iş yapma imkanı tanımayacaktır. İşte buna "kullanıcı ile dost program" diyebiliriz,

Ofis 2000, tümüyle Web-uyumlu hale gelmiş bulunuyor. Ancak bu, siz istemedikçe karşınıza çıkmayan bir özellik. Öyle Word, Access, Excel kullanıcıları olabilir ki, kendisi Internet'te sadece ziyaretçi olarak bulunur ve yaptığı her iş, doğrudan kendi evinde, okulunda veya bürosunda kağıda dökülmek üzere yapılır. Böyle bir kullanıcının karşısına, Web Browser görünümünde bir kelime veya veri işlemci çıkartmak, herhalde uygun olamazdı. Ama ihtiyacınız varsa ve istiyorsanız, Word nerede bitiyor, Internet nerede başlıyor, anlamak mümkün bile olmayabilir.

Word ile yazdığınız bir yazıyı, diske veya diskete saklıyor gibi, aynı kolaylıkla elektronik mektup olarak istediğiniz elektronik adrese gönderebilirsiniz. Ofis 2000 paketindeki bütün programlar, paketin elektronik haberleşme üyesi olan Outlook 2000 ile pürüzsüz şekilde işbirliği yapmaya, Outlook 2000 de, isteyen bütün Windows programlarına Adres Defteri ve Internet'i arama gibi hizmetler vermeye hazır bulunuyor. Ama bunların hepsi, kullanıcı istediği anda ortaya çıkan özellikler. Word'ü sadece roman yazmakta kullanıyor ve romanlarınızı yazıcınızda basıp, eşe dosta veriyorsanız, Internet, Adres Defteri, Outlook gibi bölümlerin ve programların yüzünü asla görmemek elinizde. Fakat bir de bu unsurları kullanmaya karar verirseniz, işte o zaman Ofis 2000'in size sanki kağıda dökmek üzere hazırlıyormuş gibi (kimi zaman hareketli-anime resimler ve metinler koyarak, kağıda dökülecek sayfalardan çok daha zengin şekilde) hazırlamanıza yardımcı olduğu belgelerin, aynı sadakatle elektronik mektup olarak karşı tarafa gittiğine tanık olacaksınız. Bu mektuplar, HTML içerikli elektronik mektup alabilen (Netscape dahil) bir çok elektronik posta programı tarafından kolayca okunabilecektir.

Word 2000, İngilizce asıllı bir program olmaktan da kurtulmuş bulunuyor. Word ve 2000 paketine dahil bütün programlar, artık çok-dilli programlar haline gelmiş bulunuyorlar. Program kurulurken, hangi dilleri isterseniz (Tayland ve bir kaç uzak Asya dili hariç) seçebilirsiniz ve aynı zayfa üzerinde sağdan sola ve soldan sağa yazılan dilleri aynı anda kullanabilirsiniz. Bugüne kadar Word'ü sadece Türkçe için kullanmış olabilirsiniz. Fakat günümüzde giderek artan çok uluslu şirketler, aynı belge üzerinde birden fazla alfabeyi bir arada kullanmak zorunda olanlar için bu, bir rüyanın gerçekleşmesi kadar inanılmaz bir şey sayılabilir. Bugüne kadar bu niteliği sahip kelime işlem programlarını ayrıca satın almak zorundaydınız. Ama bu proramların çoğu Word gibi güçlü bir kelime-işlemcisi değildi; bu özelliğe ihtiyacı olanlar hep ikinci sınıf kelime-işlem imkanıyla yetinmek zorundaydılar.

Yeni Ofis ailesinin bir başka özelliği, yukarıda ifade ettiğimiz çok-uluslu olma özelliğinin bir sonucu sayılabilir. Bu nitelikte bir belge veya veri tabanı hazırladığınızda, bunu, aynı yeteneklere sahip programı bulunmayan bir başka kişiye göndermeniz veya vermeniz halinde bütün çabalarınız boşa gidiyordu. Diyelim ki siz Word'ün Türkçe yeteneği sayesinde bir saniye bile düşünmeden oturup yazınızı yazdınız ve bir diskete koyup bir Mac kullanıcısına veya PC kullansa bile Word'ü bulunmayan birine verdiniz. Bir süre sonra bu kişinin sizi arayıp, verdiğiniz dosyayı okuyamadığından ya da "ekranda acaip karakterler gördüğünden" şikayet etmesi hiç de az olan bir olay değildi. Şimdi bu durum tümüyle ortadan kalkıyor; çünkü Ofis 2000, bilgisayar dünyasının yeni ortak dili HTML'i ana dili olarak kullanabilir. Gerçi HTML, Word'ün, Access'in ya da Excel'in kendi dili kadar zengin bir değil, ama Ofis 2000 programları kendi dosyasını bu dillerde kaydederken, başka programların ihtiyacı olmayacak fakat kendisi için önemli unsurların (parola yoluyla dosyaları başkalarına karşı kilitleme özelliği ve aynı dosyanın farklı düzeltmelerden sonra farklı sürümlerini saklamayı sağlayan Versioning imkanı hariç) hepsini saklıyorlar. Word, HTML dosyasının içine daha zengin, daha kullanışlı fakat başka programların mutlaka anlaması gerekmeyen bir dil olan XML ile yazılmış bölümler koyarak, HTML'in sınırlarını aşıyor. Bugün ileri düzeyde imkanlara sahip bir Internet Browser programı, bir çok kelime işlem programından daha üstün bir özelliğe sahip: bu programlar farklı dillerde HTML belgelerini yorumlama imkanına sahip olduğuna göre, Word ile (onun kadar diğer dilleri bilmeyen ve kullanamayan) kelime işlem programlarının kullanıcıları arasında dosya alış-verişini bu yolla yapmak, bilgisayarlar, işletme sistemleri ve uygulama programları arasındaki duvarları ortadan kaldırmayı sağlıyor.

Word ile hazırladığınız bir yazının, HTML olarak başka bir programa gönderildiğinde nasıl görüneceğini, vermek istediğiniz etkilerin kaybolup-kaybolmadığını, dosyanızı kaydetmeden önce önizleme yoluyla görme imkanınız da bulunuyor. Word, bunun için istediğiniz browser programı kullanmanıza imkan verebilir.

Bu arada Word'ün bir çok Web sayfası hazırlama programından daha becerikli bir HTML editörü olduğunu da belirtmek zorundayız. Belki şu anda aklınızdan Web sayfası hazırlamak geçmiyor; ama Word 2000'e sahip olduğunuz sürece, Çerçeve teknolojisine kadar uzanan ileri düzeyde işler için bile başka bir HTML editörüne ihtiyacınız olmayacağını bilmek, güzel bir şey.

Ofis ailesi, HTML ile yazılmış her türlü dosyayı da okuyabiliyor. Herhangi bir ofis programı, bu arada Word, açtığı bir HTML dosyasında anlamadığı bir HTML etiketine veya komutuna rastlarsa, bu komutu tümüyle yok sayıyor; fakat ne biçimini, ne de içeriğini bozmuyor. Bu, Word'ün anlamadığı HTML etiketlerini (Word şu anda mevcut bütün HTML etiketlerini anladığına göre, henüz icad edilmemiş olanları) bozmadan bırakmasını ve HTML belgesinin aslını korumasını sağlıyor.

Word'ün Yeni ve Geliştirilmiş Kontrolleri

Tıkla ve yaz: Bir Word sayfasında, Mouse imlecini istediğiniz bir yere götürün, iki kere tıklayın; ve başlayın yazmaya. Daha önce bunu yapabilmek için, yazmak istediğiniz noktaya kadar elle boş satırlar ve sekmeler koymak zorundaydınız. Şimdi Word bunu sizin için kendiliğinden yapacaktır. Üstelik, Mouse işaretçisi, o anda yazacağınız yazının, sola, ortaya veya sağa hizalanacağını da gösterecektir.

Basarken belgeyi büyüt veya küçült: Kimi zaman bir belgenin ekranda görünen her bir sayfasını kağıt üzerinde bir sayfa olarak basmak istemezsiniz. Özellikle yazdığınız bir yazıyı düzeltmek veya düzelttirmek için yaptığınız ara-baskıların, temiz kopya gibi tek tek sayfalara basılması gerekmeyebilir. Word isterseniz bir sayfaya, birden fazla sayfa basabilir.

İzleme Seçenekleri: İster kağıda dökmek üzere, ister Internet'e koymak üzere, ister elektronik mektup olarak göndermek üzere hazırlayın, Word sayfalarınızı, hedefinde nasıl görüleceğini görerek, hazırlayabilirsiniz. Başka bir deyişle, Word şimdi ayrı izleme seçenekleri sunuyor. Word belgelerinizin Web'de, kağıt üzerinde veya uzun belge olarak nasıl görüleceğini izleyebilirsiniz. Tabiî, bu görünümlerin yüzde 100 veya olduğundan büyük ve küçük olarak görülmesini sağlamak da elinizde.

Topla ve Yapıştır: Windows ortamında bir belgeden diğerine, bir programdan diğerine yazı, resim veya başka bir unsur aktarmak daima elinizdedir. Pano adı verilen kolaylık, bütün Windows-uyumlu programlar arasında uyumlu unsurların alış-verişini yapmanızı sağlar. Fakat bugüne kadar Kes-Yapıştır veya Kopyala-Yapıştır imkanını her seferinde sadece bir unsur için kullanabiliyorduk. Bir belgeden sadece bir harfi, bir kelimeyi, veya bir pragrafı kopyalayıp, diğer bir yere veya belgeye kopyalayabilirdik. Bir belgeden bir çok unsuru alıp, yeni bir belgeye kopyalamak istediğimiz de çok olurdu. Fakat bunu yapamazdık. Şimdi Word bir çok kaynaktan bir çok unsuru Pano'ya almanızı ve bunların içinden istediklerinizi veya hepsini istediğiniz bir yere kopyalamanızı sağlıyor.

Tablo içinde tablo: Word, belgenizin içinde tablo oluşturmayı son derece kolay hale getirmişti. Fakat yine de tablolarla yapılabilecek şeyler vardı; yapılamayacak şeyler vardı. Örneğin, bir tablonun bir kutusuna başka bir tablo koymak mümkün değildi. Bir tablo hücresi ya dikey ya da yatay hücrelere bölünebilirdi. Şimdi, tabloların her hücresinin içine başka bir tablo koymak imkanı var. Bu, Word sayfalarınızın gazete-dergi sayfası gibi yapısal özelliklere kavuşturulmasında kullanılabileceği gibi, hücrelerin hem dikey, hem de yatay bölünmesini sağlayabilir.

Yüzen Tablolar: Bugüne kadar tablolarınız bulunduğu sayfada ya sağda, ya solda, ya da ortada durur, ama yazınız tablonun bulunduğu yeri atlar; tablonun sağındaki, solundaki boşluk kullanılamazdı. Sayfalarınızda yazıyı tablonun sağından, solundan veya her iki tarafından da akıtmak için, çok pahalı ve öğrenmesi çok zaman isteyen masaüstü yayıncılık programlarını kullanmanız gerekirdi. Şimdi Word size herhangi bir masaüstü yayıncılık programı gibi, yazı metnini tablolarınızın yanından devam ettirme imkanı veriyor.

Tablo "çizmek" ve "silmek": Tablo oluşturmak için, normal olarak tablo menüsünden bir tablo girmek veya bu tabloyu istediğiniz sayıda satır ve sütuna bölmek zorundasınız. Daha doğrusu "zorundaydınız!" Şimdi Tablo çizme aracı, bir kalemle kağıt üzerinde tablo çizmekten daha kolay şekilde, kalem simgesiyle ekranda sütun-sütun, satır-satır istediğiniz özelliklere sahip bir kutu oluşturmanızı, ve silgi simgesiyle bu tablonun istediğiniz kutusunu, istediğiniz çerçevesini ve hatta tümünü silmenize imkan veriyor. Belki bu sizin için tabloda yeterli kolaylık anlamına gelmiyor. Peki, tablolarınızda çapraz kutu, çapraz başlık ve içerik oluşturmaya ne dersiniz? Yeni tablo aracı, size bu imkanı sağlıyor.

Tablolarda Grafik: Word, uzun zamandan beri tablolarınızın kutularına grafik unsurlar koymanızı sağlıyordu. Fakat şimdi tablolarınızın kutularında grafiklerle metinler yanyana, altalta, ve içiçe durabilir; bir tablonun hücresindeki yazı, aynı hücredeki grafiğin sağından, solundan veya her iki tarafından akabilir. Metinler, tablo Hücreleri dışındaki grafiklerinizin de sağından, solundan ya da her iki tarafından akabilirler.

Ölçü birimleri: Word'de, ölçü birimi olarak santimetre, inç ve punto gibi, farklı ihtiyaçların gerektirdiği ölçü birimleri kullanılabilirken, şimdi bunlara piksel ve yüzde şeklinde iki ölçü daha ekleniyor. Bilgisayar ekranlarının yazı ve resimleri görüntülemekte kullandığı en küçük birim olarak Piksel, özellikle Internet'i hedef alan belgelerinizde en çok kullanacağınız birim olacaktır. Ayrıca örneğin tabloların, sayfanın görüntülendiği pencerenin yüzde kaçını almasını istediğinizi belirtmenize imkan veren yüzde ölçüsü de Web amaçlı sayfalarda çok kullanılan bir ölçü birimidir.

Wordart: İster Web için, ister kağıda dökülmek üzere, ne amaçla hazırlarsanız hazırlayın, Word, belgelerinize metne dayanan grafik unsurlar koymanızı, başlıkları, veya dikkat çekmesini istediğiniz kelimeleri istediğiniz şekilde grafik unsurlar haline getirmenizi sağlıyor. Word diliyle Wordart denilen bu kolaylıktan yararlanarak oluşturduğunuz grafikler, daima metin olma özelliğini koruyarak, ilerde düzeltilebilir ve değiştirilebilir olarak kalırdı. Fakat bu unsurlar da, diğer grafikler gibi, yazı akışını keserlerdi. Şimdi yazılarınız diğer grafikler gibi, Wordart unsurlarının da sağından-solundan akabilirler. Bu, metnin içinde bir harfi, bir kelimeyi, ya da bir cümleyi dikkat çekici grafik haline sokmanızı sağlayacaktır.

Noktalama ve numaralama: Word'e oluşturduğunuz metinlerin bir bölümünü diğerlerinden ayırmak üzere paragraf başlarına yuvarlak veya köşeli noktalar koyarak, ya da harf veya rakamla numaralama imkanınız vardı. Yuvarlak veya köşeli noktalar, çok kullanışlı olmasına rağmen sınırlıydı. Oysa şimdi, belgelerinizde nokta unsuru olarak Word'ün size sunduğu yüzlerce grafikten birini veya başka kaynaklardan edineceğiniz grafikleri kullanabilirsiniz.

Akıllı düzeltme: Word, yazarken düzeltme işlemini, yazdığınız her kelimeyi bir listedeki kelimelerle karşılaştırarak yapardı. Gerçi Word diğer kelime işlem programlarının çoğuyla yarışacak kadar hızlı çalıştırdı, ama otomatik düzeltme kolaylığını etkin hale getirdiğiniz zaman bir yavaşlama sezmemeniz mümkün değildi. Word, şimdi otomatik düzeltme işini akıllı düzeltme denen yeni bir teknikle, herhangi bir kelime listesine bakmadan yapıyor, ve bu sayede hız kazanıyor. Şimdi otomatik düzeltme seçeğini hiç bir zaman kapatmanız gerekmeyecek.

Yazım hatası düzeltme: Word'ün en kullanışlı özelliklerinden biri, bir yazıyı baştan sona imla ve dilbilgisi bakımından düzeltmesidir. Fakat otomatik yazım (imla) düzeltme kolaylığının kolaylık olmaktan çıktığı ve doğru şeyleri hatalı bulan bir yük haline geldiği de olur. Word 2000'de uygulanan yeni imla ve dilbilgisi mantık kuralları, hatalı düzeltme önerilerini önemli ölçüde azaltmayı amaçlıyor.

Geriye doğru uyumlu olma: Word 6'dan Word 97'ye geçildiğinde, Word format'inde kaydedilen belgelerin eski sürümlerde açılamaması, sadık Word kullanıcıları için hayatı önemli ölçüde güçleştiren bir unsur olmuş, Microsoft geriye doğru uyumu sağlamak için ara çözümler bulmak ve uygulamak zorunda kalmıştı. Word 2000, sadece Word 97 ile uyumlu dosyalar yazmakla kalmıyor, aynı zamanda daha eski sürümler ile uyumluluğu sağlamak için de kolaylıklar sunuyor. Ayrıca Ofis 2000 ailesinin üyeleri, birbirleriyle HTML dilinde dosya alışverişi de yapabiliyorlar.

Dil Sezme: Word 2000'in İngilizce yazan kullanıcılar için değil, uluslararası kullanıcılar için tasarlandığı ve geliştirildiği, programın açtığınız herhangi bir Word belgesinin dilini otomatik olarak algılamasında görülebilir. Şimdi artık, Tayland, Vietnam ve Hindistan dilleri dışındaki bütün alfabeler için tek Word programı var. Dünyanın her tarafında, bir kaç istisna dışında bütün kullanıcılar aynı programı kullanıyorlar ve programları bütün dilleri tanıyor. "Bütün diller" deyimiyle, Windows 98'in, Windows NT 4 SP4'ün ve Windows 2000'in tanıdığı dillerin yanı sıra, Ofis 2000 paketiyle birlikte aldığınız Multilingual Pack CD'sinde bulunan tüm dilleri kastediyoruz. Ofis 2000, bu dillerin hepsinde imla ve dilbilgisi düzeltme, kelime seçme ve otomatik daktilo hatası düzeltme imkanı sağlıyor. Bu imkan sayesinde aynı belge üzerinde, aynı sayfada, hatta aynı satırda, biri sağdan sola, diğeri soldan sağa yazılan iki ayrı dilde yazı yazabilirsiniz; Word bu dilleri otomatik olarak tanır ve düzeltir.

Başka İşletme Sistemleri için kayıt: Word, Unix, Mac ve Windows ortamlarında yazılmış Word belgelerini tanıyabilir ve okuyabilir. Tabiî bunun tek sakıncası, birbiri ile uyumlu olmayan bu sistemlerin disketlerini işletme sistemlerine okutabilmek ve yazdırabilmekti. Ofis 2000 ailesine mensup programlar, şimdi işletme sisteminin bir adım ötesine geçerek, size Word belgesini üzerinde çalıştığınız işletme sisteminden farklı bir işletme sisteminin format'inde kaydetme imkanı veriyor. Bu özellikle Internet aracılığı ile farklı sistemlere Word belgesi göndermeniz veya Windows ortamında Macintosh disketlerine kayıt yapmanızı sağlayacaktır.

Kişiselleştirilmiş Menüler: Kullanıcıların Word ile yaptıkları işler nasıl farklı ise, kullandıkları menüler ve menü maddeleri de öylesine farklıdır. Fakat, bütün uygulama programlarının menüleri ve içlerindeki maddeler adeta taşa kazınmış gibi sabittir. Kimi program size bu maddeleri yeni baştan düzenleme imkanı verir; fakat bu imkanı kullanmak, çoğu bilgisayar kullanıcısı için bilgisayar programcılığı kadar zor görünen işlemlerdir. Word 2000, uyguladığı IntelliSense (zeki sezgi) teknolojisi ile, kullanıcının zamanla hangi menü maddelerini daha sık kullandığını anlamakta ve bu maddeleri menüde yukarılara ve ilk açılan listeye koymaktadır. Her menü listesinde bir ilk açılışta gösterilen, bir de menü belirli bir süreden fazla açık kalırsa görüntülenen maddeler bulunuyor. Sık kullandığınız maddeler, menüyü tıklanıdığınızda açılan ilk listeye terfi ettiriliyor. Kullanmadığınız maddeler ise, Mousu'u oynatmadan veya bir tercih yapmadan bir süre tuttuğunuz, veya menünün altındaki aşağı okun üzerine getirdiğiniz taktirde açılan uzatmalı listeye kaydırılıyor. Bu istediğiniz menü maddesine daha kolay ve daha kısa sürede gitmenizi sağlıyor. Başka bir deyişle, Word'ü ne kadar çok kullanırsanız, menüleriniz kendiliğinden sizin için kişiselleştirilmiş oluyor.

Her belgenin kendi Word penceresinde açılması: Word, aynı anda bilgisayarınızın hafızası yettiği ölçüde, (sanal bellek de söz konusu olduğuna göre, buna sabit disk alanı yettiği ölçüde demek gerekir) belge açabilir. Fakat, bütün belgeler aynı Word penceresinde, birbirinin üstüne açılır ve kullanıcı bunlardan istediğini etkinleştirir veya önplana getirerek içinde çalışabilirdi. Bu belgelerin birinden bir unsuru kesip ya da kopyalayıp diğerine aktarmak için, Word penceresi içinde adeta cambazlık yapmak gerekirdi. Oysa Word 2000, her belgeyi kendi Word programı penceresinde açıyor. Başka bir deyişle, her belge için ayrı bir Word programı çalışıyor, gibi görünüyor. (Gerçekte, bilgisayarınızın yükünü arttırmamak için birden fazla Word programı çalışmıyor, tabiî. Sadece yeni bir pencere açılıyor.) Bunun kolaylığı arzu ettiğiniz belgeyi önplana getirmek için Windows'un Görev Çubuğu'nda ilgili belgenin adını tıklamanız yeterli; gerekli belgeyi içeren Word penceresi derhal önplana gelecektir.

Özetlersek, Word 2000, bugüne kadar kullandığınız Word sürümlerinin en hızlısı, en kolayı, en beceriklisi, en akıllısı ve en kolayı olma iddiasında bir kelime işlem programı.

Word 2000 ile İşe Başlama

Word'ü bir çok şekilde başlatabilirsiniz. Bunun en kolay yolu, Masaüstünde Microsoft Word simgesi varsa, bu simgeyi tıklamaktır. Masaüstünde böyle bir simge göremiyorsanız, Başlat menüsünden, Yeni Ofis Belgesi (New Office Document) maddesini seçerek, ve açılacak seçenek listesinden Word belgesini işaretleyerek, Word'ün boş bir belge açmasını sağlayabilirsiniz. Yine Başlat menüsünden Microsoft Word'ü seçebileceğiniz gibi, Microsoft Office klasörü içinde Microsoft Word'ü tıklayabilirsiniz.

<word00001.jpg>

Word'ün simgesini taşıyan (uzatması .doc olan) bir dosyanın simgesini tıklayarak da Word'ü başlatıp, tıkladığınız dosyayı açmasını sağlayabilirsiniz.

Word Penceresinin Unsurları

Word açıldığı anda karşınıza boş, metin girmeniz için hazır bir belge gelecektir. Bu ekranın bölümlerini ve unsurlarına verilen adları kısaca görelim.

<word0002.jpg>

Başlık Çubuğu: Microsoft Word'ün açık tuttuğu belgenin adını burada göreceksiniz. Word, yeni bir belge açtığınızda bu belgeye kendiliğinden "Document 1" adını vermekle birlikte, diske kaydedeceği anda, yazdığınız ilk paragraftaki ilk cümleyi isim olarak seçecek ve sonuna DOC uzantısı takacaktır. Bu, 255 karakteri seçmemek üzere, bir kelime de olabilir, 10 kelime de.

Menü Çubuğu: Bu çubuktaki kelimeleri tıklayarak, ilgili menü maddelerine ulaşabilirsiniz. Bir çok menü maddesinin kendi alt-menüsü bulunur.

Araç Çubuğu: Bu çubuktaki küçük simgeler veya düğmeler, bir çok menü maddesinin yapacağı işe doğrudan ulaşmanızı sağlar. Mouse'u bu simgelerin üzerinde biraz tutarsanız, bu simgenin ne işe yaradığını belirten bir başlık görülür.

Biçimlendirme Çubuğu: Word, Araç Çubuğu'na ek olarak 16 ayrı alanda görev yapabilen biçimlendirme çubukları sağlamakta (Veritabanı Çubuğu, Tablo ve Çerçeve Çubuğu, Web Çubuğu, gibi) ve bunları istediğiniz gibi özelleştirme, yani içine istediğiniz menü maddelerini ve komutları koyma imkanı veriyor. Bu, tabir yerinde ise uzmanlık çubukları, yoğun olarak yaptığınız işe uygun menü maddelerine kolay ulaşmanızı sağlar.

Kontrol Düğmeleri: Bir Word penceresini kapatmak, masaüstünün tümünü kaplar hale getirmek, eski büyüklüğüne döndürmek, veya Windows Görev Çubuğu'nda simge şeklini alacak şekilde küçülmesini sağlamak için bu düğmeleri kullanırsınız.

Kaydırma Çubukları: Belgenizin Word penceresinin dışına sarkan bölümünü görüntü alanına getirebilmek için belgenin ya sağa-sola, ya da yukarı-aşağı kaydırılması işlemi bu çubukları ve uçlarındaki okları tıklayarak sağlanır.

Durum Çubuğu: Word penceresindeki belgenin tümünün kaç sayfa olduğu, belge bölümlere ayrılmışsa o anda hangi bölüm ve kaçıncı sayfanın görüntülendiği, durum çubuğunda gösterilir.

Seçilmiş olan dil: Word 2000, aynı belge üzerinde birden fazla dilde yazı yazma imkanı verdiği için, imlecin o anda içinde bulunduğu paragrafın dili, Durum Çubuğu'nda gösterilir. Bu kutuyu tıklayarak, Word'ün dil seçme diyalog kutusuna kolayca ulaşabilirsiniz.

Menüleri ve Çubukları Kullanma

Word'de, bir yazıyı yazarken ve yazının bölümlerini biçimlendirirken, programa çeşitli komutlar verirsiniz. Word'e aynı komutu vermek için birden fazla yol vardır. Her kullanıcı, kendi çalışma tarzına uygun bir yolu seçebilir.

Menü maddeleri yolu: Menü çubuğundaki kelimelerden herhangi birini tıklayın ve açılacak listede arzu ettiğiniz komutu seçin. Mouse'un işaretini menü maddeleri listesinin altında aşağı doğru iki küçük okun bulunduğu yerde bir kaç saniye tutarsanız, menü listesinin uzadığını ve yeni maddelerin geldiğini göreceksiniz. IntelliSense teknolojisi denen bu yöntem, menü maddelerinden sık kullandıklarınızı ilk aşamada, arada bir ihtiyacınız olanları ise ikinci aşamada görüntülemeyi sağlıyor. Sağında bir ok kulunan menü maddeleri ise bu madde seçildiğinde bir alt menü açılacağını gösteriyor. Yanında üç nokta bulunan menü maddeleri ile seçildiğinde bir diyalog kutusunun açılacağını gösterir.

<word0003.jpg>

Klavye yolu: Menülere, Mouse yerine, klavyede Alt tuşuna basarak ve sağ-sol okları kullanarak da ulaşabilirsiniz. Açtığınız bir menüde maddelerin adlarında bir harfin altının çizili olduğunu göreceksiniz. Klavyede bu harfin tuşuna basarsanız, menü maddesini seçmiş olursunuz. Bir menü açıkken, klavyede aşağı oka basarak istediğiniz maddeyi seçmek ve Enter'a basarak bu maddenin öngördüğü komutu icra ettirmek de mümkündür.

Menü maddelerinin çoğunun kestirme tuşu vardır. Örneğin klavyede Ctrl tuşunu tutarken S tuşuna basmakla, belgenizi diske veya diskete kaydettirebilirsiniz. Ctrl+P, belgenizi yazdırmanızı, Ctrl+O bir dosya açmak için gerekli diyalog kutusunun açılmasını sağlar. Menülerde, maddelerin yanında kestirme tuşları da gösterilir.

Diyalog Kutuları

Menü maddelerinin çoğu, çeşitli seçimler yapmanız gereken bir diyalog kutusunun açılmasını sağlar. Her kutu farklı olmakla birlikte, hepsinde ortak unsurlar vardır. Diyalog kutularının unsurlarını seçmek için ilgili yerlere rakam yazmak veya seçeneklerden birini işaretlemek gerekir. Bunu Mouse ile yapabileceğiniz gibi, klavyede Tab tuşuna basarak da yapabilirsiniz. Tab tuşu, kutunun unsurları arasında ilerlemenizi, Shift+Tab ise gerilemenizi sağlar.

Bir diyalog kutusunun yaptıracağı işi yaptırmaktan vazgeçerseniz, klavyede Esc tuşuna basmanız veya kutunun Cancel (İptal) düğmesini tıklamanız yeterlidir. Kutunun öngördüğü işi yaptırmak için klavyede Enter tuşuna basmak veya kutudaki OK (Tamam) düğmesini tıklamanız gerekir.

Yazı yazma ve belge içinde hareket:

Word 2000'in çalışma alanı, siz değiştirmedikçe, beyaz kağıt üzerine siyah harf şeklinde görüntülenir. Fakat bir çok kişi, mavi kağıt üzerine beyaz harfin gözleri daha az yorduğuna inanır. Word 2000 size çalışma alanınızı, mavi üzerine beyaz yapma imkanı da veriyor. Bunun için Tools (Araçlar) menüsünde, Options (Seçenekler) maddesini seçin ve General (Genel) sekmesinde "Blue Background, white text" (Mavi zemin, beyaz metin) kutusunun önüne işaret koyun.

Word 2000 ile boş bir sayfada istediğiniz yerden yazı yazmaya başlayabilirsiniz. Word'ün eski sürümlerinde yazı yazmaya daima, birinci paragrafın başlaması gereken yerden başlamak zorundaydınız. Birinci paragrafın başlangıç noktası ise, verdiğiniz kenar boşlukları ölçüsü ve paragrafın kenar boşluğuna göre ne kadar içerden başlamasını istediğinizi belirten birinci satır girintisi ölçüsüyle belirlenir. Oysa şimdi, boş bir ekranda yazıya başlamak istediğiniz noktada, Mouse'u iki kere tıklayın; Word, başlangıçtan o noktaya kadar olması gereken satır ve sekme işaretlerini kendisi otomatik olarak koyacaktır. Seçtiğiniz noktada yazının sağa, sola, ortaya hizalanma durumu imleçin şekli ile belirlenecektir.

<word0004.jpg>

<word0005.jpg>

<word0006.jpg>

<ORTAK RESİMALTI: Word 2000'in, boş bir belgede yazının sola, ortaya ve sağa hizalanacağını gösteren farklı imleçleri.>

Bir Word belgesinde herhangi bir yere gitmek (yazının başka bir bölümüne doğru ilerlemek veya gerilemek) için Mouse veya klavyeyi kullanabilirsiniz. Word penceresinde sağda ve altta görüntülenen kaydırma çubuklarının ucundaki okları tıklayarak, yazınızı sağa sola veya aşağı yukarı hareket ettirebilirsiniz.

Word 2000'in çalışma alanında, iki imleç vardır: Mouse'u tıkladığınız noktada oluşan ve klavyede bastığınız harflerin belireceği yeri gösteren metin imleci ve Word penceresi içinde bulunduğu taktirde Mouse imleci olarak belirir. Metin imleci, yukarıdan aşağı düz bir çizgiden ibarettir. Siz yazınızı yazdıkça, bu imleç de ilerler. Metin imlecini, bir metnin içinde klavyede ok tuşlarına basarak da hareket ettirebilirsiniz. Yazının sonuna gittikten sonra, bu imleç ilerlemez.

Mouse imleci, Word penceresi içinde bulunduğu anda, büyük bir I harfine benzer. Metin imlecini, Mouse imlecini tıklayarak, istediğiniz yere taşıyabilirsiniz.

Yazınızı, klavyede Delete tuşuna veya Backspace başarak silebilirsiniz. Delete tuşu metin imlecinin önündeki, Backspace tuşu ise arkasındaki metni siler.

Word, bir çok komutu, seçilmiş bir metin üzerinde icra eder. Bir metni seçmek için, Mouse imlecini, herhangi bir metin bölümünün önünde tıklayın, Mouse'un düğmesini bırakmadan, seçilmesini arzu ettiğiniz bölümün sonuna kadar sürükleyin. Seçme işlemini klavyedeki tuşlarla da yapabilirsiniz. Metin imlecinin bulunduğu noktada, Shift tuşunu tutarak, ok tuşlarına basmak suretiyle, istediğiniz metni seçilmiş hale getirebilirsiniz. Sağ ve sol ok tuşlarına bir kere basmak, metin imlecini sağa veya sola bir karakter yürütür. Klavyede Ctrl tuşunu tutarak sağ ve sol ok tuşlarına basarsanız, imleç kelime-kelime yürür. Aşağı ve yukarı ok tuşları imleci bir alt satıra veya bir yukarı satıra ilerletir. Aşağı-yukarı ok tuşlarına, aynı anda Ctrl tuşunu tutarak basarsanız, ilmeç bir paragraf yukarı, veya bir paragraf aşağı ilerler.

Klavyede End tuşu, imleci satır sonuna, Home tuşu satır başına götürür. Ctrl+End ile belgenin sonuna, Ctrl+Home ile belgenin başına gidebilirsiniz.

Klavyede Page Up ve Page Down tuşları, Word'ün bir sayfa yukarı veya bir sayfa aşağı gitmesini sağlar.

Programdan çıkmak

Word'den çıkmak ya da Word'u kapatmak istiyorsanız, önce üzerinde çalıştığınız metni saklamanız gerekir. Word'den çıkmak için, File (Dosya) menüsünden Exit (Çıkış) maddesini seçebilirsiniz, veya Word penceresinin en sağındaki Kapat düğmesini tıklayabilirsiniz. Klavyede Alt tuşunu tutarak F4 tuşuna basmak da Word'ü kapatır.

Word'ü kapatmaya karar verdiğinizde üzerinde çalıştığınız belge kaydedilmemişse, Word sizi uyaracaktır.

/////////////////KUTU//////////////////////////////////////

EN ÖNEMLİ UYARI

Belgelerinizi, bilgisayarın veya programın çökmesi ihtimaline karşı koruma önlemleri almalısınız. Tools (Araçlar) menüsünden Options (Seçenekler) maddesini seçerek ve Save (Kaydet) sekmesinde "Always create backup copy" (Daima yedek kopya oluştur) ve "Allow background saves" (Geriplanda kaydetmeye izin ver) maddelerini işaretleyin. Aynı yerde "Save Autorecover info every" (Kendiliğinden kurtarma bilgisini kaydet) kutusuna da işaret koyarak, karşısındaki "Minutes" (Dakika) kutusunda Word kaç dakikada bir kendiliğinden yedek çıkartsın istiyorsanız o süreyi belirtin. Hızlı bir bilgisayarda ve hızlı bir sabit diskte 250 sayfalık bir belgenin otomatik yedeğini çıkartmak için sadece 2.5 saliseye ihtiyaç olduğuna göre, 5 dakikada bir yedek aldırtmak, iyi bir uygulama olabilir.

İyi bir alışkanlık, bir belge oluşturmak üzere ilk cümlenizi bitirdiğinizde, belgenizi sabit diske kaydetmek ve her Enter tuşuna bastığınızda, Ctrl+S tuşuna da basmaktır. Bu bir süre sonra alışkanlık halini alır ve bir kaza anında sadece son paragrafı kaybetmiş olursunuz.

Ve inanın, bilgisayarda "kaza" daima ya belgenizi kaydetmediğiniz bir anda veya işiniz acele iken olur!

/////////////////////////////KUTU BİTTİ/////////////

Word'de Yeni Belge

Ofis 2000 ailesini bütün üyeleri ile (Word, Access, Excel, FrontPage, Outlook, ve PowerPoint) birlikte kurdu iseniz, Başlat menüsünden seçeceğiniz "New Office Document" (Yeni Ofis Belgesi) maddesi ile karşınıza gelecek olan Template (Kullanılmaya hazır şablonlar) kutusunda 13 sekme içinde yüze yakın belge modeli göreceksiniz. Bunlardan 50 kadarı Word'e ait olup, programın CD'sinde 100'den fazla ek şablon bulunmaktadır.

Şablon, adı üzerine, sizin için sağ-sol, alt-üst kenar boşlukları, farklı metin stilleri, hatta grafik yerleri belirlenmiş belge modeli demektir:

<word0007.jpg>

İçi tümüyle boş olmayan şablonların nasıl göründüğüne, New Office document kutusunun önizleme bölümünde bakabilirsiniz. Word'ün şablonları arasında, bir dostunuza yazacağınız mektuptan tutun, profesyonel bir rapora, bir ajanda sayfasına, iş ararken kullanabileceğiniz bir özgeçmiş belgesine kadar, kullanışlı bir çok şablon sunuyor. Tabiî isterseniz, "Blank document" (boş belge) şablonunu seçerek, belgenizin tüm ayarlarını siz oluşturabilirsiniz.

İçi tümüyle boş da olsa, şablonların kenar boşluk ayarları ve kullanılmaya hazır stilleri farklı olabilir. Stil, belirli tür pragrafların (metin, başlık, ara başlık, vs.) hangi büyüklükte ve ne tür harflerle yazılacağı ve hizalanma durumlarını belirleyen toplu komutlardır.

Hazır şablonlar, bütün belgelerinizin bir örnek olmasını sağlar. Firmalar açısından da şablon kullanmak, kurumsal imaj geliştirme ve koruma bakımından bir zorunluktur. İsterseniz kendi şablonlarınızı kendiniz de oluşturabilirsiniz.

Word'de yazılan yazıların büyük bölümü Normal adlı şablona dayanır. "New Office Document" (Yeni Ofis Belgesi) yoluyla gitmez de, doğruca Word'ü çalıştırırsanız, karşınıza gelecek olan boş belge Normal şablonuna dayalı olacaktır. Word'ü çalıştırdıktan sonra, Normal'in içi boş belgesi yerine, herhangi bir başka şablonun örnek modelini de seçebilirsiniz. Bunun için, File (Dosya) menüsünden New (Yeni) maddesini seçerseniz, karşınıza içinde sadece Word'ün şablonlarının gösterildiği seçme kutusu gelecektir. Kuruluş sırasında seçtiğiniz şablon türlerine bağlı olarak bu kutuda 9 sekme göreceksiniz. Burada genel, hukukî belgeler, mektuplar ve faks örnekleri, ofis içi yazışmalar, yayınlar, raporlar, Web sayfaları ve diğer belgeleri (ve Ofis 2000'i Ofis 97'yi güncelleştirerek kurdu iseniz Ofis 97'den kalma şablonları) bulacaksınız.

Oluşturmak istediğiniz belgeye model olarak seçeceğiniz şablonu burada işaretleyerek, OK (Tamam) düğmesini tıklayın. Word, Document1 adını vereceği ve seçtiğiniz şablonu esas alan bir boş belge oluşturacaktır.

Seçtiğiniz şablonda örnek metinler varsa, bu metinlerin yerine kendi metinlerinizi yazmanız gerekir. Rapor veya benzeri şablonlarda, "Type Title Here" (Başlığı buraya yazın) gibi örnek başlıklar görebilirsiniz. Bütün yapacağınız bu örnek metni seçip, yerine kendi başlığınızı yazmaktan ibaret. Yer tutmaktan ibaret bu örnekleri istediğiniz gibi değiştirerek, ve belgenizi şablon olarak kaydederek, kendi şablonlarınızı oluşturabilirsiniz. Şablon olarak kaydetmek istediğiniz belgeyi de bir şablona dayalı olarak oluşturabilirsiniz. Yeni belge oluştururken, açılacak belgenin Document (Belge) veya Template (Şablon) olarak kaydedilmek üzere mi oluşturulduğunu belirtme imkanı vardır. Word'ün New (Yeni) diyalog kutusunda, "Create new" (Yeni oluştur) bölümünde Document veya Template düğmelerinden birini işaretleyerek, belirtebilirsiniz. Document (Belge) olarak açtığınız yeni belgeyi, daha sonra fikir değiştirip Şablon olarak da kaydedebilirsiniz.

Yeni Belge Sihirbazları

Word'ün yeni belge şablonlarından bazıları ölçüleri ve stilleri belirlenmiş bir boş belge açmak yerine, karşınıza belgenin bazı bölümlerinde kullanılmak üzere sorular soran bir sihirbaz gelir. "Yeni" diyalog kutusunda boş belge açmak yerine bir sihirbaz açacak olan şablonlar, Wizard (Sihirbaz) adıyla belirtilir:

<word0008.jpg>

Bazı sihirbazlar sizden çeşitli bölümleri olan bir diyalog kutusunu doldurmanızı ister, diğerleri ise gerekli bilgileri bilgisayardan alırlar. Örneğin, yeni Mektup Sihirbazı (Letter Wizard) mektubunuzun tarihini bilgisayarın tarihine bakarak kendisi doldurur ve size bu mektubu bir adrese mi, yoksa birden fazla adres içeren bir posta listesinde yer alan bütün alıcılara mı göndereceğinizi sorar. Vereceğiniz cevaba göre, gönderen ve alıcıların adreslerini yazacağınız (veya tüm alıcıların adres listesinin bulunduğu dosyayı belirteceğiniz), mektubun iş, resmî ya da özel amaçlı olduğunu; ek, ilgi veya referans satırı olup olmadığını ve varsa nasıl doldurulacağını; hitap satırı; yazanın ve onaylayanın imzaları için bölümler ve diğer unsurlarını belirteceğiniz bir diyalog kutusu açılır. Bu bilgileri sağladıktan ve diyalog kutusunun Finish (Tamamla) düğmesini tıkladıktan sonra, mektubunuzun metin bölümü dışında hemen her bölümünün yazıldığını ve biçimlendirildiğini görürsünüz:

<word0009.jpg>

Mektup sihirbazı isterseniz size bir de zarf hazırlayabilir!

Sihirbazların ortak unsurları, çeşitli bilgileri vereceğiniz sekmeler, bu sekmeler arasında ileri (Next) ve geri (Back) gitmenizi sağlayan düğmeler, ve işi bitirmenizi sağlayan (Finish) veya vazgeçmenize imkan veren (Cancel) düğmeleridir.

Faks sihirbazı gibi, baştan sona bir işi yapmanızı sağlayan sihirbazlarda, bir de iş akışı şeması bulunur. Örneğin Faks Sihirbazı, size faks metnini hazırlattırır, faks geçilecek telefon numarasını ister, faks geçmek için kullanacağınız yazılımı seçmenizi sağlar, faksı karşı tarafa iletir ve sonucu gösteren raporu yazar.

Metin yazma ve düzeltme

Bir kelime işlem programında metin oluşturmak için, tabiatıyla, yapılacak tek şey, yazacağınız yazıyı klavyede tuşlara basarak yazmaktan ibarettir! Siz tuşlara bastıkça, metin imleci ilerleyecek ve yerini klavyede bastığınız harfe bırakacaktır. Satırın sonuna geldiğiniz zaman, Word kendiliğinden alttaki satıra geçer.

Word için paragraf, bir belgenin başladığı veya Enter'a bastığınız nokta ile bundan sonraki ilk Enter arasındaki herşeydir. Bu boş bir satır olabileceği gibi (boş paragraf), örneğin 250 sayfalık metnin tümü de olabilir. Klavyede Enter'a (veya Return'e) yeni bir paragraf başlatmak istediğiniz zaman basmalısınız. Bir satır dolduğunda aşağı satıra geçmek için sizin Enter'a basmanız gerekmez. Word, her iki Enter arasındaki metni bir paragraf sayar ve "Normal" paragraf biçimine göre biçimlendirir.

Word'de yazdığınız bir yazıyı düzeltmek için değiştirmek mevcut harf, kelime ve cümleyi silerek yerine yenisini yazmanız gerekir. Bir metni silmek için, metin imlecini silinecek unsurun önüne getirip, klavyede Delete tuşuna basabilirsiniz. Metin imleci silinecek unsurun arkasında ise aynı işi Backspace tuşuna basarak da yapabilirsiniz.

Kimi zaman bütün bir cümleyi veya paragrafı tek-tek bütün karakterlerini silmek yerine, tümüyle seçerek de yok edebilirsiniz.

Word'de metin seçme işi, bir çok şekilde yapılabilir. Mouse imlecini, seçilecek unsurun önüne getirerek, sol düğmesini tıklayın ve bırakmadan, Mouse'u, seçeceğiniz bütün unsurların üzerinde sürükleyin ve seçme işinin biteceği yerde bırakın. Mouse'u üzerinde sürüklediğiniz bütün metin siyah-üzerine beyaz olacak şekilde işaretlenecektir. Mavi üzerine beyaz ekranda çalışıyorsanız, seçilen metin, sarı üzerine siyah olarak görüntülenir.

Word, bir metin seçilmiş iken klavyede bir tuşa basarsanız, seçilmiş olan yazıyı siler ve yerine klavyede bastığınız tuşun oluşturacağı metni koyar. Diyelim ki, bütün bir paragrafı seçtiniz; klavyede herhangi bir harfe basarsanız, bütün paragraf silinir ve yerini bastığınız harf alır. Tools (Araçlar) menüsünden Options (Seçenekler) maddesini seçerek, Editing (Düzeltme) sekmesinde Typing replaces selection" (Yazılan yazı seçilenlerin yerini alır) maddesinin önündeki işareti kaldırırsanız, Word seçilmiş metni silmez, bastığınız harfi, seçilmiş metnin önüne yazar.

Seçme işini, Mouse ile de yapabilirsiniz. Herhangi bir kelimenin üzerini tıkladığınızda, metin imleci, tıklanan harfin solunda belirir. Bir kelimeyi iki kere tıklarsanız kelimenin tümü; üç kere tıklarsanız kelimenin içinde yer aldığı paragrafın tümü seçilir.

Bir kelimeyi tıklarken, klavyede Ctrl tuşunu tutarsanız, o kelimenin içinde bulunduğu cümlenin tümünü seçmiş olursunuz. Alt tuşunu tutarak, mouse işaretini metnin üzerinde sürüklerseniz, sürüklediğiniz alanı, kelime, cümle veya satıra bağlı olmadan, seçebilirsiniz. Bu sütunlar halindeki bir yazıda, satır veya paragrafa bağlı olmadan seçme yapmak için yararlı bir yöntemdir.

Klavyede Ctrl tuşunu tutarken, A harfine basarsanız belgedeki tüm metin seçilir.

Word penceresinde görüntülenen unsurlar

Word'de oluşturmakta olduğunuz belgede ekranında göründüğünden çok daha başka "kontrol unsurları" da yer alır. Örneğin, bir pararafın sonunu belirleyen Enter tuşuna basarak girdiğiniz "kod" söyle bir kontrol unsurudur. İki kelimenin arasındaki boşluk, klavyede aralık veya Tab tuşuna basılarak elde edilmiş olabilir. Dolayısıyla bir boşluk, ya aralık ya da sekme kodu içerebilir. Word belgelerinde resim veya Alan (field) kodları da bulunabilir. Başka bir ekiple birlikte üzerinde çalıştığınız bir metne, metinle birlikte basılmayacak, ancak örneğin ekibin diğer üyelerinin dikkat etmesini istediğiniz uyarıları belirttiğiniz "gizli metinler" (Comments) koyabilirsiniz. Hatta, kendi kendinize uyarı notları koyabilirsiniz. Bu tür, metin dışı unsurları, normal olarak ekranda göremezsiniz. Fakat bu tür kontrol kodlarını görmek istediğiniz anlar da olabilir. Bir satır bitip, diğeri başladığında arada paragraf kodu var mı? Bir boşluk aralık tuşuyla mı elde edilmiş, Tab tuşuyla mı? Gizli metinleri görmek istiyor musunuz?

Tools (Araçlar) menüsünden Options (Seçenekler) maddesini seçerek, View (Görünüm) sekmesine giderseniz, Word'ün belge penceresinde neleri gösterip, neleri göstermemesini istediğini belirtmenize yarayacak bir çok unsur göreceksiniz. Dört bölümden oluşan bu kutuda, ilk bölümde, bir Word penceresinde olmasını istediğiniz ana unsurlar yer alır.

<word0010.jpg>

Bu unsurlardan Highlight, not (Comment) olarak girdiğiniz fakat yazıyla birlikte kağıda dökülmeyecek unsurların bulunduğu yerlere konan işaretleri gösterir. Bookmarks, bir yazıda daha sonra gitmek istediğiniz noktalara koyacağınız işaretlemeler anlamına gelir. Word penceresinde Durum Çubuğu gösterilsin istiyorsanız, Status Bar'ın önüne işaret koymalısınız. Word, Mouse'u tıklamak üzere bir simgenin ve unsurun üzerine götürdüğünüzde bu unsurun ne işe yaradığına ilişkin bir metin görüntüler; bu metni istemiyorsanız, Screen Tips satırındaki işareti kaldırın. Word 2000'e (özellikle Web sayfası yaptığınız zaman kullanılmak üzere) Anime (Hareketli) metin girme imkanınız var. Fakat bu tür metnin Word penceresinde hareketli olmasını istemiyorsanız, Animated Text satırındaki işareti kaldırmanız gerekir. Word penceresinin sağında ve altındaki kaydırma çubuklarına ihtiyacınız yoksa Horizontal (yatay) ve Vertical (dikey) Scroll Bar (kaydırma çubuğu) satırlarındaki işaretleri de kaldırabilirsiniz. Fakat bunu yaptığınız zaman Word penceresinin dışına kalan metin bölümlerini percereye getirebilmek için sadece klavyedeki okları kullanmak zorunda kalacağınızı unutmayın.

Henüz seçmediğiniz fakat yerini ayırmak istediğiniz grafik unsurlar için kullandığınız yer tutma işaretlerini de görmek istemeyebilirsiniz; o zaman "Picture placeholder" (Resim yer tutucular) satırındaki işareti de kaldırabilirsiniz. Word'de, klavyede girdiğiniz metinler gibi, (sizin girebileceğiniz veya otomatik olarak doldurulan) metin alanları (field) oluşturabilirsiniz. Örneğin bir mektupta, tarihi, klavyeden verebileceğiniz gibi, sadece bir "tarih alanı" oluşturarak, Word'e bu alanı mektubu yazıcıda yazdırma emri verdiğiniz, elektronik mektup olarak gönderdiğiniz veya diske kaydettiğiniz anda otomatik olarak da doldurtabilirsiniz. Bu tür alanların ortaya çıkarttığı metin (örneğin tarihin kendisi) gibi bir de Alan Kodu bulunur. Kimi zaman belgenizde nerede hangi alan kodlarının bulunduğunu görmek isteyebilirsiniz. Bu taktirde, "Field codes" (alan kodları) satırının önüne işaret koymanız gerekir.

Bu diyalog kutusunda yer alan diğer unsurlardan, bu noktada üzerinde durmamız gerekenler arasında "Tab characters" (Sekme karakterleri), Spaces (boşluklar), "Paragraph marks" (Paragraf, Enter işaretleri), "Hidden texts" (Gizli metinler), "Optional hyphens" (zorunlu olmayan kesme işaretleri) ve bunların hepsini birden görüntülemenizi sağlayan "All" (Tümü) kutularıdır. Bu unsurlardan hangilerinin görüntülenmesini istiyorsanız onların önüne işaret koymanız gerekir.

Bu işaretler arasında yazı yazarken ve düzeltirken kullanışlı olanlarının başında paragraf işareti bulunur. Bir metnin içinde paragrafların nerede başlayıp, nerede bittiğini görebilmek ve gerekli yere paragraf koymak ve gereksiz olanları kaldırmak için paragraf işaretinin görüntülenmesi yararlı olur.

Kes, Kopyala, Yapıştır

Bir belge üzerinde çalırken, en sık yapılan işlerden biri, bir kelimenin, cümlenin veya paragrafın bir yerden başka bir yere taşınması veya kopyalanmasıdır.

Seçtiğiniz bir metnin (bu, bir harf, bir kelime, bir cümle, bir paragraf veya metnin tümü olabilir) üzerini Mouse'un sağ düğmesi ile tıklayın ve açılacak menüden Cut (Kes) veya Copy (Kopyala) maddesini seçin. Kesmek, seçilmiş metni olduğu yerden silmek ve kopyasını Pano'ya almak anlamına gelir. Kopyala maddesi ile metni olduğu yerde bırakırsınız, fakat kopyası Pano'ya yazılır.

Daha sonra, metin imlecini, kestiğiniz veya kopyaladığınız metni yapıştırmak istediğiniz yere götürün; ve Mouse'u sağ-tıklayarak, açılacak menüden Paste (Yapıştır) maddesini seçin.

Windows programlarına kendi içlerinde ve kendileriyle başka programlar arasında alışveriş imkanı sağlayan Pano, sadece bir unsur tutabilir. Bu bir veya bir milyon harf olabilir; fakat sonraki bir başka kes-kopyala işlemi, önceki kes-kopyala işlemi ile Pano'ya koyduğunuz unsurun yerini alır.

Word 2000, Pano'nun tek unsur tutma imkanını, 12 unsura çıkartıyor. Bir başka deyişle, Word'ün içinde, daha öncekileri kaybetmeden 12 kere kes veya kopyala işlemi yapabilirsiniz. 13'ncü kes veya kopyala işlemini yaptığınızda, birinci kes-kopyala ile Pano'ya aldığınız unsur silinir. Word, birinci kes-kopyala işleminden itibaren, her kes-kopyala işlemi sonucu Pano'ya aldığınız unsurları simgeleyen bir Clipboard (Pano) kutusunu belgenizin üzerinde görüntüler:

<word0011.jpg>

Mouse işaretini bu kutuda herhangi bir pano üzerinde tutarsanız, panoda yer alan kelime veya kelimeler küçük bir kutu olarak gösterilecektir. Yapıştırmak üzere aradığınız unsuru bulunca, o panoyu tıklarsanız, panodaki metin, metin imlecinin bulunduğu yere yapıştırılacaktır. Word Clipboard kutusunda, o ana kadar kesilerek veya kopyalanarak panoya alınmış bütün unsurları hep birden bir yere yapıştırmak için kullanabileceğiniz "Paste All" (Tümünü yapıştır) ve panodaki herşeyi silmek ve panoyu temizlemek için kullanabileceğiniz Clear Clipboard (Panoyu temizle) düğmeleri de bulunur.

Kes-kopyala ve yapıştır işlemleri, Mouse ile de yapılabilir. Önce metni seçin; sonra seçtiğiniz bölümü Mouse işaretçisiyle, sol düğmeye basarak, tutun ve istediğiniz yere götürün bırakın. Metin eski yerinden kesilir ve yeni yerine yapıştırılır. Metni eski yerinde bırakmak yani yeni yerine sadece kopyalamak istiyorsanız, sürükleme işlemi sırasında klavyeden Ctrl tuşunu tutmanız gerekir. Sürükle işlemini Mouse'un sağ düğmesiyle yaparsanız, metni kopyalamak istediğiniz yerde Mouse'un düğmesini bıraktığınız anda küçük bir menü açılır; bu menüde Buraya Kopyala, Buraya Aktar ve İptal maddelerini göreceksiniz. Metni eski yerinde bırakmak ve yeni yerine kopyalamak istiyorsanız Buraya Kopyala, metni eski yerinden silmek istiyorsanız, Buraya Aktar maddesini seçmelisiniz. Bu işlemin orta yerinde fikrinizi değiştirirseniz, İptal maddesini tıklayabilirsiniz.

Kes-kopyala ve yapıştır işlemleri, klavyeden de yapılabilir. Bir metni seçtiğinizde, Ctrl tuşunu tutarak C tuşuna basarsanız, seçilmiş metin panoya kopyalanır. Aynı şekilde Ctrl+X, metni keser. Bu şekilde bir metni panoya aldığınızda, Ctrl+V tuşu, panodaki metni, metin imlecinin bulunduğu yere kopyalar.

Word 2000'in çok unsurlu panosundan bir metni bir yere yapıştırırsanız, daha sonra klavyeden Ctrl+V ile yapacağınız yapıştırma işleminde, bu unsur yapıştırılır.

Undo-Geri al

Word'de bir belge üzerinde çalışırken sık kullanılan bir diğer komut, son yaptığınız işten vaz geçmenizi sağlayan Undo-Geri Al komutudur. Bu komutu, Edit (Düzen) menüsünde, birinci unsur olarak bulacaksınız. Bu madde, yaptığınız son işleme göre görüntülenir. Örneğin, son yaptığınız işlem yapıştırma işlemi ise bu madde, "Undo Paste" (Yapıştırmayı geri al) şeklinde olacaktır. Bir metin yazdıktan sonra Edit menüsünün birinci maddesine bakarsanız, bu kez "Undo Typing" (Yazmayı geri al) şeklinde olduğunu görürürsünüz. Edit (Düzen) menüsünün ikinci maddesi ise son yaptığınız işi tekrar etmenizi sağlayan Repeat (Tekrarla) maddesidir. Bu maddenin metni de son yaptığınız işe göre değişir. Son yaptığınız iş yapıştırma ise, burada "Repeat Paste" (Yapıştırmayı tekrarla); son yaptığınız iş klavyeden metin girme ise burada "Repeat typing" (Yazmayı tekrarla) maddesini görürsünüz.

Geri alma ve tekrar ettirme işlemleri, klavyeden de yapılabilir. Ctrl+Z, geri almayı; Ctrl+Y, tekrar ettirmeyi sağlar.

Dosya İşlemleri

Word'de (veya bir başka programda) programda metin oluşturmak (veya programın yapacağı işi yaptırmak) kadar, oluşturduğunuz metni içeren dosyayı saklamak ve yeniden açmak gibi dosya işlemleri de önem taşır.

Word, oluşturmaya başladığınız her belgeyi, bilgisayarın hafızasında tutar. Word, açtığınız yeni belgeye "Document1" adını verir ve açılan her yeni belgeyi, oturumun başından itibaren bu sayıyı arttırarak, isimlendirir.

Yeni Belgeyi Kaydetmek

Word'de çalışmaya başladığınızda, belgenin bir kopyasının hafızanın yanı sıra, sabit diske yazılmasını sağlamak, sizin sorumluluğunuzdadır. Bunun için Word'e belgeyi kaydetmesini söylemeniz gerekir.

Word'de üzerinde çalıştığınız belgeyi sabit diske kaydettirmek için File (Dosya) menüsünden Save (Kaydet) veya Save As (Farklı kaydet) maddelerinden birini seçmeniz yeterlidir. Yeni bir belgeyi sabit diske ilk kez kaydettirmek için Save (Kaydet) maddesini seçtiğinizde, veya bir belgeyi başka bir isimle ya da başka bir disk, disket veya dizine kaydettirmek için Save As (Farklı kaydet) maddesini seçtiğinizde karşınıza kaydettirme diyalog kutusu gelir:

<word0012.jpg>

Belgeye tamamen sıfırdan başlamış iseniz, Word 2000, verdiği geçici isim olan Document1 yerine size belgenizin birinci cümlesinden oluşan bir isim önerecektir. Burada dikkat edeceğiniz nokta, belgenizde yer alan Türkçe karakterlerin de dosya adında yer alacak olmasıdır. Bu dosyaları sadece sizinki ile aynı kuruluştaki bir Windows ortamında kullanacaksanız, mesele yok. Ama Word dosyanızı Windows 3.x, NT, Macintosh veya Unix sistemleri ile çalışan bir başka bilgisayar sahibiyle, ya da sizinki ile aynı fakat kuruluş dili Türkçe olmayan bir Windows ortamında çalışan bir kişiye verdiğiniz zaman, çeşitli zorluklar çıkabilir. Dosyanızın adında bulunan Türkçe karakterler, bu sistemlerde denk gelen (ve muhtemelen sizinki ile aynı olmayan) bir karakterle görüntülenir. Windows 3.x ortamlarında ise dosyanın açılması veya kopyalanması gibi diğer işlemler mümkün olmayabilir. İhtiyatlı bir yol, dosya adlarındaki Türkçe karakterleri, en yakın ASCII karakterlerine çevirmektir.

Word'de bir dosyayı kaydettirmek için klavyeden Ctrl+S tuşlarına da basabilirsiniz. Belge henüz hiç kaydedilmemişse, Save As (Farklı kaydet) diyalog kutusu açılacaktır; dosyayı daha önce kaydettirmişseniz, o andaki şekli, eskisinin yerine yazılacaktır.

Bir dosyada önemli değişiklik yaptıktan sonra farklı kaydettirmeyi unutur ve yeni şeklini eskisinin üstüne yazdırırsanız, dosyanın ilk şeklini kaybetmiş olursunuz. Bu her zaman arzu edilen bir durum olamaz. Diyelim ki A firmasına yazdığınız mektubun bir benzerini, firmanın adını ve adresini değiştirerek, B firmasına da yazıyorsunuz. Fakat A firmasına yazdığınız mektubu da korumak istiyorsunuz. Bu durumda mektubun B firmasına uyarlanmış şeklini farklı kaydettirmeniz gerekir. Bunu yapmayı unutup, Ctrl+S'ye basarsanız, A firmasının mektubu silinecek, yerini B firmasının mektubu alacaktır. Başka bir senaryo düşünelim: 250 sayfalık bir film senaryosu yazdınız; fakat senaryonuzu sunacağınız film yapımcısının 250 sayfayı okumayacağını gözönünde tutarak, 10 sayfalık bir özete indirdiniz. Bir Ctrl+S, 250 sayfalık dosyanın silinip, yerini 10 sayfalık özetin alması demektir!

Bu tür kazalara karşı, Word'e daima bir belgenin yeni şeklini kaydetmeden önce eski şeklinin bir yedeğini saklamasını bildirebilirsiniz. Bu durumda Word, belgeyi yeniden kaydetmeden önce dosya adının önüne "Backup of.." (...nın yedeği) kelimelerini ekleyerek, belgenin ilk şeklini saklayacaktır. Word'un bunu yapabilmesi, yani kaydettiği her belgenin bir yedeğini çıkartması için, Tools (Araçlar) menüsünden Options (Seçenekler) maddesini seçerek, ve Save (Kaydet) sekmesinde "Always create a backup copy" (Daima yedek kopya oluştur) satırının önüne işaret koymanız gerekir.

Bir dosyayı kaydettiğiniz zaman, Başlık çubuğundaki Document1 adının yerine dosyaya verdiğiniz ad gösterilir.

Belge Özellikleri

Her Word belgesinin belirli özellikleri vardır. File (Dosya) menüsünden Properties (Özellikler) maddesini seçerseniz, belgenin ekranda gösterilmeyen fakat kullanışlı ve önemli bilgiler içeren Özellikler kaydını görebelirsiniz:

<word0013.jpg>

Her Word belgesinin o anda bulunduğu disk ve klasör, MS-DOS için sekiz karakterlik kısa isim, oluşturulduğu, değiştirildiği ve en en ulaşıldığı tarih gibi Genel özelliklerinin yanı sıra, Title (Başlık), Subject (Konu), Author (Yazar), Manager (Proje yönetmeni), Company (Firma) gibi tabir yerinde ise resmî özellikleri ve Windows 2000 gibi belge içeriğine bakarak arama yapabilen işletme sistemlerinin kullanabileceği türden (Kategori, anahtar kelimeler, yorum, Internet linki gibi) endeks bilgileri vardır. Ayrıca bir belgenin kaç kez gözden geçirildiği, kaç sayfa olduğu, kaç paragraf, kelime, satır ve karakter içerdiği gibi istatistik bilgileri; ve arzu edilirse verilebilecek, kimin tarafından kontrol edildiği, kimin için hazırlandığı, kimden kime teslim edildiği gibi Özel bilgileri de bulunur. Bu bilgileri, Properties (Özellikler) kutusunun beş sekmesinin içinde bulacaksınız:

<word0014.jpg>

Properties sekmelerinde yer alan bilgiler, belgenin metni, stilleri ve diğer ölçüleri ile birlikte dosyaya kaydedilir; ancak Properties kutusu açılmadıkça görüntülenmez. Ofis 2000 ailesi programlarının mevcut bir dosyayı açmak üzere yararlandığınız diyalog kutusunda, Properties'i görüntüleme imkanı vardır.

Word Belgesi Açmak

Dosya adının uzatması .DOC olan her belge Microsoft Word programı ile bağlantılı olduğu için, bir klasörde veya Windows Gezgini'nde, adı .DOC ile biten bir dosyayı tıkladığınızda, Word çalışacak ve bu dosyayı açacaktır. Adı .DOC ile biten dosyalar, Windows tarafından Word'ün simgesi ile gösterilirler:

<word0015.jpg>

Word çalışmakta iken, File (Dosya) menüsünden Open (Aç) maddesini seçerek de bir dosyayı açabilirsiniz. Bu taktirde karşınıza gelecek diyalog kutusunda açmak istediğiniz belgenin bulunduğu disk, disket ve klasörü işaret etmeniz ve aradığınız dosyayı bularak, ya adını iki kere tıklamanız, ya da dosya adını bir kere tıklayıp, Open (Aç) düğmesini tıklamanız gerekir.

Word 2000'ın Open (Aç) diyalog kutusu, aradığınız bir belgeyi bulmanızı kalaylaştıran imkanlar sunmaktadır:

<word0016.jpg>

Aslında Windows Gezgini'nin küçük bir örneği olan bu kutunun sol tarafındaki History (Tarihçe) klasörü, Word'de açtığınız dosyaların bir listesini içerir. Üzerinde çalıştığınız ve sabit diskinizde halâ aynı yerde duran bir dosyayı yeniden açmak için, History klasörünü tıklayarak, gösterilecek kısayollardan arzu ettiğiniz belgeyi seçmeniz yeterlidir. Bu listede belgelerin kendisi değil, sadece kullanıcının Word'de açtığı dosyaların yerini belirten kısayol kayıtları bulunur. Belgelerin, Masaüstü, Sık Kullanılanlar ve Internet'te bulunan klasörleri içeren Web Klasörleri de kolay arama yapabileceğiniz dizinler olarak bu kutuna simgilenmektedir. Disk, disket ve klasör arama işleri için, Aç kutusunun üzerindeki "Look in" (İçine bak) bölümünü de kullanabilirsiniz. Bu hanede görüntülenen klasör adının yanındaki (ucu aşağı) seçenek okunu tıklarsanız, bilgisayarınızın Masaüstü'nden bütün disk ve disteklerinin bu listede bulunduğunu görecekseniz. Bu listede bir diski seçmeniz halinde, ortadaki bölümde seçtiğiniz diskin içindeki bütün klasörlerin ve dosyalar görüntülenecektir. Aradığınız dosyanın bulunduğu klasörü iki kere tıklayın; bu kez aynı yerde klasörün içindeki alt-klasörler ve dosyalar görüntülenir.

Aradığınız dosyaların bulunduğu klasöre ulaştığınızda ve bir çok dosyanın adı belirdiğinde yine de hangi dosyayı açmanız gerektiğini bilemeyebilirsiniz. Aç kutusunun sağ üst köşesindeki araç çubuğunda, dosyaları Word'de açmadan içeriklerini ve niteliklerini anlamanıza yarayacak araçlar bulunuyor. Bunlar arasında, dosyaları nasıl görüntülemek istediğinizi belirtebileceğiniz görüntü yönetmeni bulunuyor. Bu simgeyi tıklayarak, dosyaların liste, ayrıntı, özellikler ve önizleme şeklinde görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Aynı simgenin sağındaki Tools (Araçlar) simgesi ise size sabit diskinizde dosya arama, görüntülenen bir dosyayı silme, yeniden adlandırma, yazıcıya yollama, Sık Kullanılanlar listesine ekleme, ve bilgisayarınız bir ağa dahil ise Ağ sürücülerinden birine bağlanma araçlarını sunmaktadır.

Word, kendi belgelerini (.DOC ve .DOT), HTML belgelerini (.HTM ve .HTML), zengin belge biçimindeki dosyaları (.RTF), herhangi bir çevirmeye ihtiyaç olmaksızın, diğer kelime-işlem programlarının belgeleri ise önce kendi biçimine çevirerek açar. Word 2000'in "okuyabildiği" dosyalar arasında hemen hemen diğer bütün tanınmış ve yaygın kullanılan programlar ve bunların çoğu sürümleri bulunmaktadır. (Word 2000 ayrıca kendi belgelerini ASCII, ANSI, HTML, Works, WordPerfect ve Word'ün eski sürümlerinde kaydedebilir.)

Open (Aç) kutusunda, Önizleme tarzı görüntülemeyi seçtiğiniz taktirde, adını tıkladığınız belgenin içeriği (Word'ün tanıyabildiği bir biçimde ise) sağ taraftaki önizleme penceresinde gösterilecektir. Bu, ihtiyacınız olup-olmadığını adından anlayamadığınız belgelerin içine gözatmanızı sağlayan bir kolaylıktır. Aynı şekilde, görüntü olarak Properties (Özellikleri) seçmeniz halinde, bu pencerede belgenin özellikleri görüntülenir.

Son olarak, Word 2000'in Open (Aç) diyalog kutusunda Open (Aç) düğmesinin de iki bölümden oluştuğuna işaret edelim. Düğmenin sağ kenarındaki küçük oku tıklarsanız, seçtiğiniz belgeyi üç ayrı seçenekle açabileceğinizi göreceksiniz.

"Open" (Aç) seçeneği, bu oka değil de doğrudan düğmeye basmışsınız gibi, belgenin aslını değiştirmeye hazır olarak açacaktır. İkinci seçenek olan "Open (Read-Only)" (Sadece okumak için aç) maddesini seçerseniz, belge yine açılacak, fakat Word size içinde değişiklik yapma imkanı vermeyecektir. Kazara bozmaktan korktuğunuz belgeleri bu yöntemle açarak, sadece okuyabilirsiniz veya içinden istediğiniz yerleri Pano'ya kopyalayabilirsiniz. Üçüncü seçenek olan "Open as Copy" (Kopyasını aç) maddesi ise belgenin aslını değil, kopyasını açacak ve değişiklik yaparsanız, belgenin aslı üzerinde değil, kopyası üzerinde yapmış olacaksınız.

Word'de bir belgeyi açmak için mutlaka disklere, disketlere ve klasörlere gitmeniz gerekmeyebilir. Word, üzerinde çalıştığınız son dört belgenin adını ve yerini size bir kolaylık olarak aklında tutabilir. İsterseniz bu sayıyı 9'a çıkartabilirsiniz.

File (Dosya) menüsünü tıkladığınızda, menü maddelerinin altında, Word'de açtığınız son 4 (veya 9'a kadar sizin seçtiğiniz bir sayıda) belgenin adını göreceksiniz. Bu belgeler, Word'ün varsaydığı Belge Klasörü içinde değillerse, adlarının önünde bulundukları yeri belirten disk ve dizin adlarını da görebilirsiniz:

<word0017.jpg>

Listedeki herhangi bir belgenin adını tıklarsanız, Word bu belgeyi değiştirilebilir şekilde açacaktır. Bu dosyaları daha sonra bulundukları disk, disket veya klasörden başka yere aktarır, ya da silerseniz, Word dosyanın bulunamadığını bildirir.

Bu listede yer alacak belge sayısını değiştirmek için, Tools (Araçlar) menüsünden Options (Seçenekler) maddesini seçin ve General (Genel) sekmesinde, "Recently used files" (Son kullanılan dosyalar) satırının karşısındaki rakamı istediğiniz sayıya getirin. Word'ün son kullandığınız dosyaları listelemesini istemiyorsanız, bu satırın önündeki işareti kaldırın.

Tabiî en kestirme belge açma yolu, adının uzantısı .DOC olan (veya Word'ün köşesi kıvrık dosya kağıdı üzerinde W harfinden oluşan simgesini taşıyan bir dosyayı tıklayarak açmaktır. Bir disk veya disketin içeriği görüntülendiğinde veya Windows Gezgini'nde gördüğünüz bir Word simgesi taşıyan bir belgeyi tıkladığınızda, Windows önce Word'ü çalıştıracak, daha sonra Word'e bu belgeyi açmasını bildirecektir.

Disk, disket veya klasörlerinizin içeriğini görüntülediğinizde, dosya adlarında noktadan sonra gelen üç harflik uzantıyı göremiyorsanız, Windows'a dosya adlarındaki uzantıları göstermesini bildirmelisiniz. Bunun için herhangi bir disk, disket veya klasör penceresinde, Görüntü (View) menüsünden Klasör Seçenekleri (Folder options) maddesini seçin; açılacak kutuda Görüntü (View) sekmesine gidin ve "Bilinen dosya türleri için uzantıyı gizle" (Hide file extensions for known file types) maddesinin önündeki kutuda bulunan işareti kaldırın. Şimdi Windows, bütün dosyaların adını uzantıları ile birlikte görüntüleyecektir.

Uzantısı .DOC'den başka dosyaları da Word'e açtırabilirsiniz. Tabiî bunun için ilk ve tek şart, dosyanın bir kelime işlem dosyası olması ve biçiminin Word tarafından tanınmasıdır. Diyelim ki, uzantısı .TXT olan düz yazı dosyalarını, Windows'un NotePad programı değil de, Word açsın istiyorsunuz. Bunun için herhangi bir disk, disket veya klasör penceresinde, Görüntü (View) menüsünden Klasör Seçenekleri (Folder options) maddesini seçin; açılacak kutuda Dosya Türleri (File Types) sekmesine gidin ve Metin Belgesi satırını bulun bu satırı ve sağdaki Edit düğmesini tıklayın. Açılacak kutuda, "Actions:" (Eylemler) hanesinde open (aç) ve print (yazdır) şeklinde iki eylem göreceksiniz. önce open kelimesini ve alttaki Edit düğmesini tıklayın. Bu eylemi icra etmesini istediğiniz Word'ün komut satırını (disket ve klasör adıyla birlikte) buraya yazın veya sağdaki Browse (Gözat) düğmesini tıklayarak, açılacak diyalog kutusunda bulun. (Bu komut satırı genellikle "C:\Program Files\Microsoft Office\Office\winword.exe" şeklindedir. Fakat bilgisayarınızda Ofis 2000 veya Word 2000 farklı bir klasöre kurulmuş olabilir.) Tamam'ı takladıktan sonra, Metin Belgeleri veya düz yazı dosyalarını NotaPad değil, Word açacaktır. Aynı işlemi print eylemine de yaparsanız düz metin belgelerinizi Mouse ile sürükleyerek yazıcı simgesinin üzerine bırakırsanız, yazdırma işlemini Word yaptırır.

Arama-Bulma, Değiştirme

"Ucuz" bir kelime-işlem programı ile "zengin" bir kelime işlem programı arasında, yazı yazmak ve saklamak ve yazıcıda basmak bakımından fazla bir fark olmasa gerek. Ama Word gibi, kolaylık, unsur ve araç deposu bir kelime-işlem programının üstünlüğü, belki de en çok arama, bulma ve aranan unsuru değiştirme imkanında görülebilir. Sayfalar dolusu bir yazı ile karşı karşıya bulunduğunuzu düşünelim. Yazınızda geçen binlerce "kompüter" kelimesini "bilgisayar" diye değiştirmeniz gerekiyor. Bunun tabiî iki yolu var. Birincisi, üç bine yakın "kompüter" kelimesini tek tek düzeltmektir. Bu yolun sakıncalarından biri, 3 bin kompüter kelimesinden bir kaçını atmala ihtimalinin yüksek olmasıdır! İkinci yol ise, bu işi Word'e yaptırmaktır. Peki, daha sonra fark ettiniz ki, eserinizde geçen bütün bilgisayar kelimeleri, italik olması gerektiği halde değil! Bunu da Ara-bul-değiştir'e yaptırabilir misiniz?

Programınız Word ise evet!

Sadece arama yapabildiğiniz kutu ile arayıp bulduğunuzu değiştirebildiğiniz kutu, aslında sekmelerle birbirinden ayrılmış, üç işlevli bir araçtır. Sadece arama yapabildiğiniz kutu ile arama-değiştirme yaptığınız kutu, aynı aracın içinde birbirinden sekme ile ayrılırlar. Aynı kutuda belgede arzu ettiğiniz bir yere gitme imkanı sağlayan "Go To" "..ya Git" sekmesi de yer alır.

Arama aracına bir kaç şekilde ulaşabilirsiniz. File (Dosya) menüsünden Find (Bul) maddesini tıklayarak, arama kutusunu açabilirsiniz. (Klavyeden Ctrl+F de arama kutusunu açar.) Aynı menüde Replace (Değiştir) maddesini tıklarsanız, Arama aracı, Değiştirme sekmesi öplana alınmış olarak açılacaktır. (Klavyeden Ctrl+H de değiştirme kutusunu açar.)

Bu yollardan biriyle Arama aracını açtığınızda, fikir değiştirerek, diğer sekmeye gidebilirsiniz. Başka bir deyişle sadece arama yapmak için açtığınız kutuda, diğer sekmeye giderek arama-değiştirme de yapabilirsiniz.

<Word0018.jpg>

Sadece arama yapacağınız zaman, "Find what" kutusuna aranacak kelime veya kelimeleri yazdığınız anda, kutunun "Find next" düğmesi etkin hale gelecek; ve aramaya yapmaya başladığınız anda metin imleci yazınızda nerede duruyorsa, aradığınız kelime veya kelimeleri o noktadan sonra ilk geçtiği yerde bulacaktır. Word, imlecin bulunduğu yerden belgenin sonuna kadar gidecek ve aradığınızı bulamazsa, bize baştan başlamasını isteyip istemediğinizi soracaktır.

Word'ün arama yöntemini, ayarlarını değiştirerek, istediğiniz tarza getirebilirsiniz. Bunun için Arama kutusunda "More" (Daha çok seçenek) düğmesini tıklayın:

<Word0019.jpg>

Arama seçenekleriniz arasında, önce aramanın tüm belgede mi (All), yoksa belge içinde sona doğru (Down) veya başa doğru (Up) olmasını istediğinizi bu bölümde, varsayılan değer olan All'ın yanındaki seçme düğmesini tıklayarak belirtebilirsiniz. Yine aynı yerde, aradığınız kelime veya kelimelerin, arama kutusuna yazdığınız kelime veya kelimelerle aynı şekilde, yani büyük harf yazdı iseniz büyük harf, küçük harf yazdı iseniz küçük harf olmak şartıyla bulunmasını sağlayabilirsiniz. Örneğimizde olduğu gibi, arama kutusuna "kompüter" yazdıysanız, fakat Word'ün bu kelimenin "kompüter," "Kompüter" ve "KOMPÜTER" şeklinde yazılmış olanlarını da bulsun istiyorsanız, "Match case" (Harf büyüklüğü aynı olsun) kutusunun önünde işaret olmamasına dikkat etmelisiniz.

Bu gruptaki ikinci seçenek ise size aradığınız kelimenin sadece yazdığınız şekilde geçtiği zaman mı, yoksa önünde ve sonunda ek olsa da bulunması istediğinizi belirtme imkanı sağlar. "Find whole words only" (Sadece tek kelime ise bul) kutusunun içinde işaret varsa, Word, örneğin "kompüter" kelimesini ararken, "kompüterlerin" veya "anakompüter" kelimelerini bulmayacaktır.

Arama kutusuna "komp*" yazar ve bu gruptaki "Use wildcards" kutusunu işaretlerseniz, Word "komp" hecesiyle başlayan bütün kelimeleri bulacaktır. Örnek olarak, yazınızda dikkatsizlik sonucu daima "kompüter" değil de arada bir "komputer" yazdığınızı düşünelim. Sadece Kompüter kelimeleri yerine "u" ile yazılmış olanların da bulunması için arama hanesine "komp?ter" yazarsanız, Word, soru işareti koyduğunuz yerde hangi harf olursa olsun, "komp" diye başlayan ve "ter" diye biten bütün kelimeleri bulacaktır.

"Sounds like" seçeneği, Word'e arama kutusuna yazdığınız kelimeye "benzer şekilde söylenen" bütün kelimeleri bulmasını bildirir. Türkçe gibi yazıldığı gibi okunan bir dilde, "benzer şekilde söyleyen kelime aramak biraz mantık dışı görünebilir. Ama fonetik olmayan ve bazı kelimeleri "plastik" şeklinde yazılıp, "lastik" şeklinde okunan İngilizce, Fransızca, Almanca gibi dillerde, aradığınız kelimenin tam olarak nasıl yazıldığını bilmiyorsanız, bu seçenek aradığınızı bulmanızı kolaylaştırabilir. Ve nihayet aynı grupta yer alan "Find all word forms" seçeneği de yine zaman kipi veya tekil-çoğul oluşu nedeniyle farklı yazılan kelimelerin, hangi biçimde olursa olsun, bulunmasını sağlamaya yarar.

Fakat arama seçenekleriniz bundan ibaret değil. Kimi zaman belirli bir kelimeyi, mesela sadece kalın (bold) yazılmışsa bulmak isteyebilirsiniz. Ya da aradığınız unsur kelime olmayıp, bir kontrol kodu olabilir. Örneğin, yazınızda sayfada nereye gelirse gelsin, mutlaka yeni bir sayfanın başında olmasını istediğiniz bölüm başlıklarının önüne koyduğunuz "Zorunlu sayfa kesme" kodu böyle bir komuttur. "Paragraf başı," "sekme karakteri," "dipnot," "grafik" gibi tam 21 biçimlendirme komutunu arayabilirsiniz.

Arayıp bulduktan sonra değiştirme işlemi de hemen hemen Arama işlemi ile aynı özelliklere sahiptir; ilave olarak aradığınız unsuru, bir başka unsurla değiştirme imkanınız bulunur:

<Word0020.jpg>

Aranıp bulunduktan sonra başka bir metinle değiştirilecek kelime "Find what:" (Neyi bulalım) kutusuna yazılır. Bu kelime veya kelimelerin yerini alacak olan kelime veya kelimeleri de "Replace with:" (...ile değiştir) kutusuna yazarız. Bu iki kutu da dolduğu anda, Replace (Değiştir) ve Replace All (Tümünü değiştir) düğmeleri etkin hale gelir. Bu iki düğmenin işlevleri arasında fark vardır. Replace düğmesi, aradığınız unsuru, metin imlecinin bulunduğu yerden sonra (seçenek olarak Down işaretli ise), önce (seçenek olarak Up işaretli ise) veya baştan itibaren (seçenek olarak All işaretli ise) ilk bulunduğu yerde belirlenip, değiştirilip-değiştirilmemesi konusunda sizden onay istenir. Replace All düğmesi ise, seçeneklerinize göre, sizden değiştirme konusunda onay beklemeden aradığınız unsuru bulur ve değiştirir.

Onay işlemi bazen çok gerekli olabilir. Yine örneğimize dönersek, yazdığınız yazıda "kompüter" kelimesini aratırken, bir başkasının gönderme yaptığınız makalede geçen "Kompüter" kelimesini değiştirmek hata olur. Bu durumda bütün "kompüter" kelimelerini "bilgisayar" şeklinde otomatik olarak değiştirmek yerine, bu kelimenin geçtiği yere göre değiştirilip değiştirilmeyeceğini Word'ün size sormasını tercih edersiniz.

Değiştirme aracı da, tıpkı arama aracı gibi, sadece kelime veya kelimeleri değil, fakat biçimlendirme kodlarını da değiştirebilir. Word, arayabildiği 21 kontrol kodunu, 13 başka koda çevirebilir. Aranan kod sayısının, değiştirilen kod sayısından yüksek olması, bazı biçimlendirme kodlarının otomatik girilmeyecek kadar duruma bağlı özellikler taşımasındandır.

Word, bunlara ek olarak, arayıp bulduğu kelime veya kelimelerin kendisini değil sadece biçimini de değiştirebilir. Örneğimize dönersek, bütün "kompüter" kelimelerini bulup, bu kelimeleri italik (sağa yatık) biçime de sokabiliriz. Bunun için arama-bulma aracının Replace (Değiştir) sekmesinde aranan ve değiştirilen hanelerine aynı kelimeyi yazarız; değiştirme kutusundaki kelime veya kelimelerin tümünü seçeriz ve kutunun altında bulunan Format (Biçimle) düğmesini tıklarız. Açılacak menüden Font (Harf türü) maddesini seçerseniz, karşınızda harf seçme ve biçimlendirme diyalog kutusunu görürsünüz. Burada, Font Style (Harf stili) bölümünde italik türünü seçer ve OK'i tıklarsanız, değiştirme kutusurun altında, aranan unsur bulunca yerine konacak unsurun fontunun italik olacağını gösteren uyarıyı göreceksiniz:

<Word0021.jpg>

Bu arada belirtelim: Word değiştirmek istediğiniz kelime büyük harfle başlıyor ise, yerine koyacağınız kelimeyi de büyük harfle başlatacaktır.

Word'ün arama-bulma değiştirme kutusunu kullanarak, yazının tümünde bazı kelimeleri tümüyle silebilirsiniz. Diyelim ki, romantik bir eser kaleme alıyorsunuz ve bir çok yerde "Ay mehtabı," "atlı suvari," "Babıâli Yüksek Kapısı" gibi, yazım kurallarına çok uygun olmayan tamlamalar kullandınız. Fakat şans eseri, eserinizi matbaaya vermeden önce, bir arkadaşınız, size bunun yanlış olduğunu söyledi. Bütün eseri tek tek tarayarak, "mehtap," "suvari" ve "Yüksek Kapısı" kelimeleri silmek yerine, Word'e "Ay Mehtabı" kelimelerini aratıp, buldurun ve yerine sadece "Ay" veya "Mehtap" kelimesini koymasını sağlayın.

Diyelim ki, 500 sayfalık eserinizde böylesine önemli bir ara-bul-değiştir işlemi yaptınız, fakat yaptığınız değişikliğin doğru olmadığını (veya metinde yer yerde doğru sonuç vermediğini) hemen farkettiniz. İşişten geçmiş değil. Değiştirme işlemi biter bitmez, Edit (Düzen) menüsünden "Undo Replace" (Değiştirmeyi geri al) maddesini tıklayın; Word belgenizi ara-bul-değiştir işleminden önceki haline geri getirecektir.

Word 2000'de Yardım

Bilgisayar uygulama programları, öğrenme ve kullanma kolaylığı bakımından sıralanabilirse, Word 2000, başa oynayan programlardan biri sayılabilir. "Sayılır," demiyoruz; çünkü programın girdisini-çıktısını öğrenmek zaman alabilir. Bununla birlikte kullanıcı testlerinin de gösterdiği gibi, Word hakkında tek kelime bilmeyen ve programı hiç kullanmamış kişiler bile, Windows ortamı hakkındaki bilgileri sayesinde, Word'ün karşısına oturdukları anda, varsayılan harf türü ve paragraf biçimini kullanarak, istedikleri yazıyı yazabilmektedirler.

Fakat yine de, içgüdüsel de olsa menülerin tasarlanışı, komutların kullanıcının olmasını beklediği yerde olmaması gibi sebeplerle, Word kullanıcısının da yardıma ihtiyacı olduğu nokta gelecektir. Elinizin altında bu kitapçık yoksa, yakın çevrenizde de "Word ustası" bir kişi bulunmuyorsa, yapacağınız ilk iş, Ofis Asistanı'nı yardıma çağırmak olmalıdır.

<Word0022.jpg>

Eğlenceli ve akıllı

Ofis Asistanı, Standart Araç Çubuğu'nun sonunda yer alan Soru İşareti simgesi ile açılır. Microsoft tasarımcıları, düz soru cevap kutusunun, kullanıcılar için çok cazip olmadığını düşünerek, kullanıcının yardım istediği konuyu yazacağı diyalog kutusunu, beş ayrı çizgi resim kahramanı ile karşılıklı konuşma tarzında sunmayı uygun görmüşler. Yardım istediğinizi belirtmek üzere Araç Çubuğu'ndaki soru işaretini tıkladığınızda, karşınıza gelen Ofis Asistanı'nın size yönelttiği "Ne Yapmak İstiyorsunuz?" sorusunun bulunduğu kutudaki seçenekler düğmesini tıklayarak, istediğiniz Ofis Asistanı'nı seçebilirsiniz. (Ekrana telaşla giren, esneyerek bekleyen, arada bir ayağını yere vuran ve öksürerek ekrandan çıkan Dahi'ye ne dersiniz!)

İster Ofis Asistanı'nı çağırın, ister normal Yardım Konuları kutusunu açın, sonuçta Word'ün basıldığı zaman 200 sayfayı aşan yardım metinlerini belirli konulara göre ekrana getirmiş olacaksınız. Önemli olan, hangi konuda yardım istediğinizi doğru belirtebilmektir.

Hemen hemen bütün işletme sistemlerinin kullanıcıları, bilgisayarlarının Yardım Sistemi'nin yetersiz olduğundan yakınırlar. Bunun belki de en önemli sebebi, programın yardım sağlayan diyalog kutularında doğru soruyu sormamak veya doğru anahtar kelimeyi vermemektir. Fakat kullanıcı yardım isteyecek kadar konudan uzak olduğuna göre, doğru kelimeyi veya soruyu nasıl bilebilir? Kullanıcı neden bahsetmek gerektiğini bilse, yardım istemek yerine menülerde o konuya yakın maddelere kendisi başvurabilir.

Bu çelişik durumu ortadan bir ölçüde kaldırmak için Ofis 2000 ailesine mensup programlara, kullanıcının içinde bulunduğu durumu sezme ve ona göre yardım sunma teknolojisi uygulanmış bulunuyor. Diyelim mi, yazınızın belirli bir yerinde ara başlık olarak bir kaç kelime yazmak istiyorsunuz. Bu kelimelerin, normal metin harflerinden biraz daha büyük, italik ve sayfada ortalanmasını istiyorsunuz; fakat bunun nasıl yapılacağını bilmiyorsunuz. İşiniz harf türü ve paragraf biçimlendirme ile ilgili ve buna ilişkin komutlar ya standart araç kutusunda simge olarak, ya da Edit (Düzen) menüsünde iki madde halinde toplanmış bulunuyor. Fakat siz bunu bilmiyorsunuz ve Word'den yardım istiyorsunuz.

Kullanıcının o anda yapmakta olduğu işi anlayan ve buna göre yapabileceği diğer işleri sezen yeni yardım teknolojisi, soru işaretini tıkladığınız anda (Ofis Asistanı'nı kapatmadı iseniz Ofis Asistanı'nın ağzından, Ofis Asistanı'nı kapattı iseniz, normal yardım diyalog kutusuyla) size bu işlerle ilgili yardım konuları önerilecektir:

<Word0023.jpg>

<RESİMALTI: Bu kitapçığı hazırlarken elimizde olan Word 2000 sınama sürümünde bütün bölümler henüz Türkçeleştirilmemişti. Siz bu programı aldığınızda, yardım diyaloglarının Türkçe olması başka bir deyişle Dahi'nin Türkçe konuşması gerekiyor.>

Örneğin, herhangi bir paragrafın ortasında bulunduğunuz sırada (klavyede F1'e basarak, Standart Araç Çubuğu'nda Soru İşareti simgesini tıklayarak veya Yardım menüsünden Microsoft Word Yardım maddesini seçerek) yardım istediğiniz anda Word, muhtemel soru konuları olarak, şunları öneriyor: ara-bul-değiştir, bir metin içinde sayılarla aritmetik işlemler, tablo koyma, kaldırma ve tablolara atıf yapma. İsterseniz, daha bir kaç konunun başlığını da görebilirsiniz.

Bir yazının tam orta yerinde kullanıcının yardım isteyebileceği daha bir çok konu bulunabilir. Fakat bu listede yer alan başlıklar, Microsoft'un kullanıcı anketleri ve diğer araştırmalarla belirlediği en ortak soru konularından ibaret. Sorunuz bu konularda değilse, yardım diyalog kutusuna sorunuzla ilgili belli başlı kelimeleri yazarak Word'ü daha kapsamlı bir yardım çabasına zorlayabilirsiniz.

Yardım sorusu

Ofis Asistanı'nın soru kutusuna veya standart yardım diyalog kutusunun yardım konusu arama bölümüne sorunuzu en basit ve anlaşılır kelimelerle yazmanız gerekir. Örneğin "Dosyayı nasıl kaydedebilirim?" yazmanız mümkündür. Sadece "kayıt" kelimesini yazıp, Ara düğmesini tıklamanız halinde de aynı yardım konuları başlıkları karşınıza gelecektir.

Bu başlıklar, geniş bilgi istediğiniz konunun çeşitli ayrıntılarını içerecektir. İsterseniz, bu başlıkları sırasıyla inceleyerek, ihtiyacınız olan bilginin bu metinlerde bulunup bulunmadığını araştırabilirsiniz. Yazdığınız soru veya kelimenin aradığınız konuya ilişkin belge başlıklarını getirmediğini görürseniz, yeni bir soru veya kelime yazarak, aramayı tekrarlatabilirsiniz.

Yardım kutusu

Ofis 2000 ailesinin yardım sağlayan metinleri ve yardım kutuları da, programlar gibi tümüyle elden geçirilerek, adeta HTML dosya okuyabilen bir Browser görünümü kazanmış bulunuyor. "Adeta" demek belki de fazla; çünkü yardım dosyaları artık HTML dosyası biçiminde.

Yardım penceresinin üç bölümü var. Üstte bir simgeli araç çubuğu, altında ise İçindekiler, Cevap Sihirbazı ve Endeks bölümleri ile yardım metinleri penceresi bulunuyor. Yardım penceresini de eğer seçti iseniz bir Ofis Asistanının yardımıyla kullanabilirsiniz:

<Word0024.jpg>

Araç çubuğunda, soldaki pencereyi gizlemeye veya göstermeye yarayan simge, geri ve ileri gitmeyi sağlayan Geri ve İleri düğmeleri, görüntülenen yardım metnini yazıcıda yazdırmayı sağlayan Yazdır düğmesi ve yardım kutularının çalışma tarzını özelleştirmenize imkan veren Seçenekler düğmesini göreceksiniz.

Yardım penceresinin sol tarafındaki üç sekmeden birincisi olan İçindekiler (Contents) listesi, mevcut bütün yardım metinlerini, alfabetik olarak sıralamaktadır. Aradığınız bir konuya ilişkin başlığı burada görürseniz, o satırı tıklamanız halinde, metin pencerenin sağ tarafında görüntülenecektir.

Yine bu bölümde ikinci sekme olan Cevap Sihirbazı (Answer Wizard), tıpkı Ofis Asistanı gibi, bir soru veya kelime (kelimeler) yazmanız ve bu satırın altındaki Ara (Search) düğmesini tıklamanız halinde, yine sol tarafta, yazdığınız sorunun cevabı olabilecek veya verdiğiniz kelimelerin içinde geçtiği yardım metinlerinin başlıkları, "Görüntülenecek konular" listesinde sıralanacaktır. Bu listede yer alan başlıkları tıklamanız halinde yardım metni sağdaki pencerede karşınıza gelecektir.

Üçüncü sekme olan Endeks (Index) grubunda ise üç adımda yardım metnine ulaşabilirsiniz. Önce 1 numaralı kutuya, anahtar kelimeleri yazacaksınız; Word, bu kelimelerin geçtiği Endeks girdilerini hemen aşağıda 2 numaralı kutuda sıralayacaktır. Eğer bu liste yeterli değilse, aradaki Ara (Search) düğmesini de tıklayabilirsiniz. Verdiğiniz kelimenin içinde geçtiği yardım metinleri 3 numaralı kutuda sıralandığında, bu listede yer alan her hangi bir satırı tıklarsanız, ilgili yardım metnini sağdaki pencerede görebilirsiniz.

Yardım veritabanında yer alan bir çok metin, birbirine Internet usulü Hyperlink'lerle bağlanmış bulunuyor. Sağda gösterilen metinlerde altı çizili olarak gösterilen bu bağlantı satırlarını veya kelimelerini tıklarsanız, yine aynı kutuda bağlı metine gidebilirsiniz. Eski metne dönmek için, araç çubuğunda Geri okunu tıklamanız yeterli.

Yardım metinlerinin içinde kimi zaman tanım veya açıklama gerektiren kelimeler olabilir. Bu terimleri tıkmalanız halinde, o yerde küçük bir kutu açılarak, ilgili terimin tanımlamasını veya açıklamasını verecektir.

Yardım metinleri çoğu zaman düz bir yazı veya tablo halinde sunulduğu gibi, kimi zaman bu metinlerin içinde "Nasıl Yapıldığını Göster" (Show me) düğmesi de bulunur:

<Word0025.jpg>

Bu düğmeyi veya yanındaki Bağlantı satırını tıkladığınız zaman, Mouse işaretçisinin sizin denetiminizden çıkıp, ilgili menüleri tıkladığını, ilgili kutuları açtığını ve yapmanız gereken işi yapacağınız noktaya kadar sizi götürdüğünü göreceksiniz. Yukarıdaki örnekte görülen, Yardım metninde, Word'ün bir belgede birden fazla dilde yazılmış bölüm bulunup bulunmadığını anlamasını sağlayan Otomatik Dil Belirleme özelliğinin nasıl etkin hale getirildiğini bize gösterecek olan bağlantıyı tıkladığımızda, Mouse işaretçisi kendi kendine Tools (Araçlar) menüsünde Seçenekler maddesini seçerek, ve orada ilgili düğmeleri tıklayarak, karşımıza, dil belirleme seçenek kutusunu getiriyor:

<Word0026.jpg>

Bu Nedir?

Word'ün bir başka yararlı yardım aracı, "Bu nedir?" işaretçisidir. Klavye'de Shift+F1'e basarsanız, Mouse imlecinin soru işaretli bir ok şeklini aldığını göreceksiniz. Buna "Bu nedir imleci" denir ve Word penceresinde tıkladığınız herhangi bir unsurun tanımını veya açıklamasını almanızı sağlar.

Özellikle araç çubuklarında ne olduğunu ve ne işe yaradığını anlamadığınız simgelerin işlevlerini öğrenebilmek için, bu imkandan yararlanabilirsiniz. Önce klavyede Shift+F1'e basın, sonra soru işaretli ok şeklindeki imleci tanımlanmasını istediğiniz bir Word unsuru üzerine getirerek, tıklayın. Word, oldukça geniş bir biçimde tıkladığınız unsurla ilgili bilgi verecek ve bu simge veya menü maddesinin nasıl kullanılacağını öğretecektir. Bu kutunun içindeki bilgileri edindikten sonra Mouse'u herhangi bir yere tıklarsanız, "Bu nedir?" kutusu kapanacaktır.

Yardım konularını yazdırma

Bu konuyu tamamlamadan, yardım metinlerini, daha sonra okuyup öğrenmek veya adım adım izleyerek icra etmek için, yazıcınızda kağıda dökebileceğinizi de hatırlatalım. İyi bir uygulama, yazdırdığınız yardım belgelerini dosyalamaktır. Word gibi, hiç bir zaman hiç bir kaynakta bütün unsurlarının ve özelliklerinin anlatılması mümkün olmayan bir program için zengin bir yardım dosyası, ancak kendi yardım belgeleri ile oluşturulabilir.

Ekran Görüntü Seçenekleri

Word'de yazı yazarken veya bir belgeyi biçimlerdirir, okur veya düzeltirken, nasıl görüntülenmesini istediğiniz önem taşıyabilir. Bir çok diğer özelliği gibi, Word'ün görüntü kontrolü de bir çok şekilde yapılabilir:

<Word0027.jpg>

Word 2000'de bir belge ekranda dört ayrı biçimde görüntülenebilir. Bunlara, Normal Görüntü, Web Sayfası Görünümü, Kağıt Üzerindeki görünüm ve Şema Halinde görünüm adlı verilir. Şimdi bunları sırasıyla ele alalım.

Normal görüntü

Word, ilke itibariyle, kullanıcının önce bir metin oluşturmak istediğini ve bunu yaparken, şekille, görüntüyle uğraşmak istemeyeceği düşüncesiyle tasarlanmıştır. Bir yazının yazılması aşamasında, yazarın satırların birbirini ardına biteviye dizilmesini isteyeceği düşünülürse yazı yazma sürecinin üretkenliği azaltacak görüntü unsurlarıyla bölünmemesi, başka bir deyişle, yazının sonsuz akıp giden bir kağıt üzerinde imiş gibi sunulması çok yerinde olur. Word'de buna Normal Görüntü (Normal View) denir:

<Word0028.jpg>

Bu görünümde, belgenizde yaptığınız bütün biçimlendirmeler görünmekle birlikte, sayfalar seçtiğiniz kağıt büyüklüğüne göre bölünmeyecek, sayfa numarası, akan alt ve üst sayfa başlıkları gibi unsurlar gösterilmeyecektir. Sayfanın değiştiğini sadece noktalı bir çizgiden anlayabilirsiniz.

Kağıt üzerindeki görünüm

Bazen, özellikle yazma işi bittiğinde ve sıra belgenin biçimlendirilmesine geldiğinde, sayfanızın kağıt üzerinde nasıl görüneceğini görerek hareket etmeniz gerekebilir. Bir başlık kendisinden sonraki metinden ayrı sayfaya mı düşüyor? Bir tablo uygun olmayan bir yerinden bölünüyor mu? Sayfanın sağında solunda bıraktığınız boşluklar uygun mu? Sayfanızdaki resim, fotoğraf gibi grafik unsurlar ile metinlerin dengesi arzu ettiğiniz gibi mi? Bu soruları Kağıt Üzerindeki Görünüm'ü seçerek (Print Layout View) cevaplayabilirsiniz:

<Word0029.jpg>

Burada, bir önceki normal görünümde gördüğünüz belgenin aynı bölümünün sayfa yazıcıda basıldığı zaman nasıl görüneceğini görüyorsunuz. Burada sayfa numarası ve paragrafın nereden kesildiğini görmek mümkün.

Bir metin oluşturma aşamasında bu görünümü seçerek yazı yazarsanız, özellikle sayfa sonlarına geldiğinizde, ekranın yazı yazma akışınızı olumsuz etkileyecek şekilde üst üste yeniden görüntülendiğine tanık olacaksınız. Yaptığınız ayarlar gereği, Word, her bir paragrafın en az iki satırını bir önceki sayfada bırakıyor veya bir sonraki sayfaya alıyorsa yazacağınız her harf ve kelime, Word'ü satırların sayfalara bölüşümünü yeniden yapmaya zorlar ve ekranınızda yazınız bir görünür, bir kaybolur. Böyle bir durum, akıcı şekilde yazı yazma sürecini aksatır. Bu yüzden, Kağıt Üzerindeki Görünüm türünü, yazı yazarken değil, belgeyi şekillendirirken uygulamak gerektir.

Web sayfası görünümü

Belgenizi kağıt üzerinde değil de, Internet'e koyarak, Internet ziyaretçilerinin Web Browser programlarının ekranında görmeleri amacıyla hazırlıyorsanız, sayfanın kağıt üzerinde değil, ekranda, bir Browser penceresinde nasıl görüneceğini incelemek gerekebilir:

<Word0030.jpg>

İyi bir Web tasarım kuralı, ziyaretçilere sunulan sayfaların, ziyaretçinin Browser programının aşağı-yukarı ve sağ-sol kaydırma çubuklarına basmasına ihtiyaç kalmadan görülmesini sağlamaktır. Burada örnek sayfamızın 14 inç ekranda, ziyaretçinin satırları kaydırma çubuğuna ihtiyaç kalmadan görebileceği genişlikte olduğunu görüyoruz. Ama bu uzun yazının (aslında bu kitapçığın metninin) Web Browser ekrarında aşağı-yukarı kaydırma çubuklarına basmadan görüntülenmesinin mümkün olmadığını da bu ekrana bakarak, sağdaki kaydırma çubuğunun belirmiş olmasından anlayabiliriz.

Şema halinde görünüm

Word'ün diğer görüntüleme yöntemi, özellikle paragraflara farklı stil komutları uyguladığınız durumlarda, yani bir yazının paragraflarının başlıklar, ara başlıklar, vs., gibi her bir paragrafın belirli biçimlendirme kuralları ile biçimlendirildiği hallerde, belgenin şematik görünümü (Outline View) yararlı olabilir:

<Word0031.jpg>

Word, bu görünüm seçildiğinde, yazının farklı biçimlendirilmiş paragraflarını baş taraflarına özel işaretler koyarak gösterecek ve araç çubuğunun altına paragraf biçimlendirme araçlarını gösterdiği yeni bir çubuk koyacaktır. Buradaki örnekte, "Word'ün yeni ve gelişmiş kontrolleri" yazılı paragrafın 1 numaralı başlık şekilnde biçimlendirildiğini görüyorsunuz. Biçimlendirme çubuğunda 1 numarayı tıklarsanız, Word bu şekilde biçimlendirilmiş bütün başlıkları bir sayfada toplayacaktır. Böylece bir belgenin farklı başlıklarını, ara başlıklarını, ve diğer unsurlarını toplu halde görebilirsiniz. Bu, özellikle hukukî belge hazırlarken çok yararlı bir yöntemdir.

Biçimlendirilmemiş görünüm

Ele aldığımız dört ayrı görünümde de Word, belgenizi yazarken seçtiğiniz fontlarla, kelimelerinizi kalın (bold) veya italik hale getirmişseniz bu özellikleriyle görüntüleyecektir. Bu bile, mesela roman yazıyorsanız, veya daha sonra başka bir iş arkadaşınızın biçimlendireceği bir raporun parçası olacak bir yazı kaleme alıyorsanız, işinize yaramayan bir özellik olacaktır.

Word, isterseniz, belgenizi eski DOS kelime-işlem programları gibi, temel bir yazı türüyle (Courier) ve hiç bir biçimlendirme özelliğine yer vermeden, görüntüleyebilir. Bunu sağlamak için, Tools (Araçlar) menüsünden Seçenekler maddesini seçin ve açılacak kutunun "Outline and Normal View" (Şema ve Normal Görüntüler) bölümünde Draft Font (Taslak yazı türü) satırının önüne işaret koyun. Word, bundan böyle süslü yazı türlerini, koyu, italik veya altı çizili harflerinizi görüntülemek için çaba harcamayacaktır.

<Word0032.jpg>

Word'ün taslak yazı türüyle çalıştırılması halinde daha hızlı çalıştığına ilişkin yaygın kanı ise diğer yüzde 100 doğru olmayan mitolojik bilgisayar bilgilerinden biri olarak kalmaya ve kulaktan kulağa yayılmaya devam edecektir. Gerçek, Word'ün fontlu-fontsuz çalışma hızının, dünyanın en hızlı daktilo yazan kişilerinden bile yüksek olduğudur.

Tam kkran Word

Özellikle küçük bir ekranda, Windows ortamının Word penceresinin çizilmesi için sağladığı çerçeveler, menüler, araç çubukları, kaydırma çubukları, ve diğer unsurlar yüzünden belgenizin tam sayfasına kimi zaman yeterli yer kalmaması mümkündür. Taslak yazı türüyle ve biçimlendirme yapmadan, Word'ü sırf yazı yazmak için kullanıyorsanız, bu unsurlara hiç ihtiyacınız olmayabilir.

Bu durumda Word'ün başlık, menü, araç ve kaydırma çubuklarının, ve program penceresi çerçevelerinin tümüyle yok etmesini ve bilgisayarın bütün ekrarını sadece belgenize ayırmasını sağlayabilirsiniz. View (Görünüm) menüsünden Full Screen (Tam Ekran) maddesini seçerseniz, Word, o anda seçmiş olduğunuz görünümü tam ekran haline getirecek ve istediğiniz yere kaydırabileceğiniz ve normal program penceresine geri dönmek için tıklayacağınız küçük bir kontrol kutusu açacaktır.

Bu görünümü açtığınızda çevrenizde bilgisayarların elektronik daktilo olarak kullanılmasından şikayetçi kişilerin olmamasına dikkat etmelisiniz. Gerçekten de tüm bilgisayar, bu görünümde, tam bir elektronik daktilo halini almış olacaktır!

Zoom seçenekleri

Bir yazıyı biçimlendirirken, çok küçük punto seçtiğinizde, ekrandaki harfleri görmek zorlaşabilir. Yazıyı rahat ve kolay okumak için harfin büyüklüğünü arttırırsanız, bu kez biçimlendirme bozulur.

Word, bu engeli aşmanız için, harf büyüklüğüne dokunmadan, belgenizin ekranda görüntülenme oranını arttırmanıza imkan veriyor. Standart araç çubuğunda içinde "100%" yazan kutunun yanındaki seçme okunu tıklarsanız, açılacak zoom seçeneklerinden size uygun olanını seçebilirsiniz.

Bazen, bütün sayfanın, hatta iki, üç, dört, ya da 16 sayfanın birden kağıt üzerinde nasıl görüneceğini görmek izteyebilirsiniz. Bunun için Word size büyütme gibi, küçültme seçenekleri de veriyor:

<Word0033.jpg>

Buradaki örnekte, sayfa büyüklüğünü yüzde 25'e düşürdüğümüzde, sekiz sayfayı birarada görebiliyoruz. Bu yöntemden, sayfalarınızın genel biçimlendirmesinin nasıl bir sonuç verdiğini, paragraf ve resim dengelerinin yerinde olup olmadığını, kuşbakışı görebilir ve normal görüntü yüzdesine dönerek, gereken düzeltmeleri yapabilirsiniz.

Word, zoom seçenekleri arasında bazı kullanılmaya hazır ölçüler de sunuyor. Bunların en kullanışlısı, sayfanın sağ ve solunun Word penceresine sığmasını sağlayan Page Width (Sayfa genişliği) ve Text Width (metin genişliği) ölçüleridir. Sayfa genişliği konumunda, belge, kağıt ölçünüzün tümü Word penceresine sığacak şekilde görüntülenecektir. İkinci seçenekte ise Word, sayfanın sağ ve sol kenar boşluklarını görüntülemeyecek, belgenin görünümünü en geniş satırınız Word penceresine sığacak şekilde ya küçültecek, ya da büyütecektir.

Özellikle çok geniş kağıt ölçülü verdiğinizde, yazdığınız yazının satırları ekranın sağında veya solunda kayboluyorsa (ve gözleriniz de kuvvetli ise) bu iki seçenek, tüm sayfayı veya satırı görebilmenizi sağlar.

Ekranı Böl

Çok uzun bir belge üzerinde çalıştığınızda, belgenin çeşitli bölümlerini aynı anda görüntülemek, örneğin bir giriş paragrafında ortaya attığınız fikirleri toplu halde gözönünde tutarak, daha sonraki bölümlerde ayrıntıları yazmak isteyebilirsiniz. Bu durumda Word ekranını ikiye bölerek, her bölüme yazınızın farklı yerlerini getirebilirsiniz. Bunu, aynı anda iki veya daha fzla belge açmakla karıştırmamak gerekir. Word 2000, artık her belgeyi kendi Word penceresi içinde açıyor. Fakat aynı pencere içinde, aynı belgenin farklı iki yerini görüntülemek için bir belge penceresini ikiye bölmeniz gerekir:

<Word0034.jpg>

Burada, "Word2000.doc" adlı belgenin pencere ikiye bölünerek görüntülendiğine dikkat ediniz. Bunu sağlamak için, yukarı-aşağı kaydırma çubuğunun ucundaki okların tam üstünde (veya tam altında) bulunan çizgiyi, Mouse işaretçisiyle tutarak, aşağı (veya yukarı) çekmeniz gerekir. İster üst, ister alt pencerede yazın, düzeltin, değiştirin veya biçimlendirin, aynı belge üzerinde çalışıyorsunuz.

Belge görüntüsünü ikiye bölmek için, klavyede Ctrl+Alt+S tuşlarına basmanız da yeterlidir.

Yazı Türü (Harf), Seçme, Çerçeveler, Kutular

Word'de bir belgenin biçimlendirilmesi, Windows terimiyle Yazı Türü seçimiyle başlar. Buna eskiden harf türü veya hurufat (harfler) seçimi denirdi. "A" harfi elle de yazsanız, daktilo ile de yazsanız, bilgisayarla da yazsanız, "A" olarak kalır. Ama matbaacılıkta, çeşitli harf karakterleri bulunur. Eskiden kil veya seramik kalıplara kurşun dökülerek harf üretilen yerlere Foundry dendiği için, bu ismin kısaltılmışı olarak harf türüne de Font denilmesi, dünyanın her tarafında matbaacılar arasında yaygındı. Günümüzde bilgisayarların elektronik olarak elde ettikleri harf karakterlerine de font denildiğini görüyoruz.

Harf karakterleri, harflerin uzantılarının ucunda düz bir çizgi olup olmamasına bakılarak, Serif (çizgili) ve Sans serif (çizgisiz) olarak ikiye ayrılır. Ayrıca süsleme veya başlık harf türleri de vardır.

<Word0035.jpg>

Harflerin büyüklüğü, punto adı verilen, bir inçin 72'de biri olan birimle ölçülür. InkJet veya Laser türü yazıcı ile dosya kağıdına basılacak belgelerde, genellikle, 8 punto ile 14 punto arasındaki büyüklükler kullanılır.

Word, Windows ortamının yüklenmiş harf türlerini kullanır; Ofis 2000 ailesi kurulurken, seçtiğiniz dillerle uyumlu bir çok harf ailesini de Windows'a yükleyecektir.

Stil mi, font mu?

Word, bir çok belgede rahatça kullanabileceğiniz, görsel etkisi çeşitli kitleler üzerinde araştırılmış bir dizi stil demetini hizmetinize sunmaktadır. Belgenizi biçimlendirmeye sıra geldiğinde, önce bu stilleri gözönünde tutmanız çok yerinde olur.

Stil, bir paragrafın kenar boşlukları, birinci satırın ne kadar içerden başlayacağı, harf türü, harf büyüklüğü, satırlarının aralığı, alttaki paragrafla arasındaki açıklık, vs., gibi bir çok tipografik (yazının görsel biçimlendirilmesi) özelliğini belirleyen ölçüler demetidir. Bazı harflerin eni ile boyunun oranı gibi özellikleri, satır aralığının belirli bir ölçünün altına inmemesini gerektirir; bazı harflerin metinde, bazı harflerin başlıkta kullanılması uygun olur. Word'ün stilleri, bu gibi tipografik incelikler ve kurallar gözönünde tutularak hazırlanmıştır.

Fakat yine de öyle bir belge hazırlamanız gerekir ki, Word'ün hiç bir stili işinize yaramayabilir. Bu durumda bile, özellikle tipografi konusunda uzmanlığınız yoksa, işe Word stillerini belgenize uygulayarak, daha sonra bu stil üzerinde, örneğin harf türünü, benzer fakat sizin işinize daha uygun bir başka türle değiştirmek gibi değişikliklere gitmek, daha etkili tasarım imkanı sağlayabilir. Bu noktada dikkat edilecek önemli tipografi kurallarından biri başlıkla, metin harf türlerinin, birisi serif ise, diğerini sans serif seçmek suretiyle, birbirinden ayrılmasını sağlamaktır.

Tipografi kurallarının başında her stilin yerine uygun kullanılması zorunluğu gelir. Bir büro içinde kaleme alınan klasik muhasebe raporunda kaligrafik harflerin yeri olmadığı gibi, bir okul ödevinde de Courier'den başka harf türü kullanılması, çoğu zaman okuyucu (yani öğretmen) üzerinde olumlu değil, olumsuz etki yapar.

Bir başka tipografik kural, bilgisayarınızda yüzlerce harf türü var diye, bunların hepsini aynı belge üzerinde kullanmanın doğru olmadığıdır. Etkili bir görsel tasarım, mümkün olduğu kadar az harf türü kullanılarak elde edilir. Bir belgede harf türü arttıkça, belgenin içeriğinin yapması beklenen etki o ölçüde azalır.

Word, yeni bir belge açtığınız zaman Normal şablonun normal stilini uygulamaya başlar. Bu stilin yerine başka bir Word stili seçmek istiyorsanız, metin imlecini paragrafın herhangi bir yerine getirin (paragrafın içini tıklayın) ve Biçimlendirme Araç Çubuğu'nda stil gösteren kutunun yanındaki seçme okunu tıklayın. Word, normal şablonunda, altı farklı büyüklük ve fontta başlık stili, akan alt ve üst sayfa başlıkları stili, sayfa numarası stili, ve varsayılan paragraf stili sağlar. Açılacak listeden bu stillerden ihtiyacınıza uygun olanı tıklamanız yeter:

<Word0035.jpg>

Harf belirleme

Diğer bir çok işte olduğu gibi Word'de harf seçmenin de bir çok yolu vardır. Herşeyden önce, yazınızı yazmakta iken, yazacağınız bir paragrafın ya da kelimenin harf türünü değiştireceğiniz zaman, ya Biçimlendirme araç çubuğunda seçilmiş harfi gösteren kutunun yanındaki harf seçme okunu tıklayarak açılacak listeden ihtiyacınıza ve zevkinize uygun harf türünü seçmelisiniz; ya da Format (Biçim) menüsünde, Font (Yazı tipi) maddesini seçmelisiniz:

<Word0037.jpg>

Word 2000, Tools (Araçlar) menüsünden Customize (Kişisel Ayarlar) maddesini seçerek ve Options (Seçenekler) sekmesine giderek, harf listesinde gösterilen harf adlarının kendi karakterleriyle görüntülenmesini sağlayabilirsiniz. Bunun için "List font names in their font" (Harf adlarını kendi türüyle listele) maddesinin önüne işaret koymanız gerekir. Bunu yaparsanız, Word, Harf kutusunun Seçme okunu tıkladığınızda açılacak listede her harfi kendi türünde gösterir ve uygun harf türünü bulmanız kolaylaşır. Ancak bu listeden sadece harfin türünü belirleyebilirsiniz; yazıya vermek istediğiniz diğer etkileri veremezsiniz. Bunun için biçimlendirme araç çubuğunda, oluşturmak istediğiniz etkiyi sağlayacak diğer simgeleri tıklamanız gerekir.

Oysa, harf seçme işini, Format (Biçim) menüsünden Font (Yazı türü) maddesini seçerek yapmak isterseniz, açılacak kutuda, Font sekmesinde, harf türü ile birlikte, harfin büyüklüğü, normal, kalın, italik, kalın italik gibi, temel niteliği, harfin rengi, ve kabartma, oyma, gölge vs. gibi özel etkileri de belirleyebilirsiniz:

<Word0038.jpg>

Bu etkilerle birlikte, seçtiğiniz harfin nasıl görüneceğini de önizleme penceresinde görebilirsiniz.

Seçilen yazı türünün uygulanması

Word'ün mevcut bir yazıyı olduğundan farklı şekilde biçimlendirebilmesi için önce biçimlendirilmek istenen bölümün seçilmesi gerekir. Seçme işlemi, Mouse işaretini, seçilecek yerinden başında sol tıklayarak ve seçilecek bölümün sonunda bırakarak yapılır. Yazı, ekran ve harf seçeneklerinize göre ya siyah üstünde beyaz, ya da sarı üstünde siyah şekilde "aydınlatılır" veya "karartılır":

<Word0039.jpg>

Seçilmiş bir yazının biçimlendirilmesi için seçilmiş yerin üzerini sağ-tıklayarak, hemen oracıkta açılacak menüden Font (Yazı türü) maddesini seçerek, Font seçme diyalog kutusuna gitmek mümkündür. Seçtiğiniz bu bölümü sadece italik yapacaksınız, biçimlendirme araç çubuğunda sağa yatık I harfiyle gösterilen İtalik simgesini tıklamanız yeterli olur. Aynı şekilde bu yazıyı kalın harflere dönüştürecekseniz, çubuktan B harfiyle gösterilen Bold (Kalın) simgesini; altını çizdirecek iseniz, altı çizgili U harfi şeklindeki Underline (Altını çiz) simgesini tıklamanız gerekir. Kalın harflerle, italik veya altı çizgili yazılmış bir yazıyı düz harflere çevirmek için de bu yazıyı seçerek ve aynı simgeyi tıklayarak verilmiş etkileri kaldırmanız mümkündür. Bu üç etki simgesinin, metin imleci etkinin uygulandığı bir bölüme geldiğinde, basılmış düğme görünümü aldığına dikkat edin. Bu etkinin kaldırılması için, bir anlamda düğmeye tekrar basarak, normal hale getirmiş oluyorsunuz.

Seçilmiş bir yazının harf türünü değiştirmek için, harf kutusunun seçme düğmesini tıklayarak, açılacak listeden yeni bir yazı türü seçmeniz de mümkündür.

Özel etkiler

Word, güçlü bir kelime işlem programı olarak bilinirdi; ancak Word 2000 bunu bir adım daha ileri götürerek, güçlü bir masaüstü yayıncılık ve Web tasarım programı olmaya da aday bulunuyor. Word 2000'ın bunu sağlayan başlıca özelliği, metin kutularının ana yazı içinde çok daha hassas biçimde yerleştirilmesi, grafik unsurların yazıya göre konumunun çok daha hassas şekilde ayarlanabilmesidir. Fakat, yazı türü seçimi ve yazılara verilen etkiler de Word 2000'ın en güçlü özelliklerinden biri olarak görünüyor.

<Word0040.jpg>

Yazılarınıza, gömme, kabartma, gölge, dış çizgi ve gölge ile dış çizginin birlikte uygulanması şeklinde sabit etkiler ve çevresinde yürüyen siyah karıncalar, kırmızı karıncalar, Las Vegas Işıkları, yanıp-sönen geriplan, yanıp-sönen dış çizgi, üzerine konfeti yağması gibi hareketli etkiler kazandırabilirsiniz. "Yürüyen karıncalar" terimi Internet tasarımından alınma, yazının çevresinde sanki tek sıra bir karınca ordusu yürüyormuş izlenimi veren hareketli küçük çizgilere verilen addır. Zaten hareketli etkilerin hemen hepsi, kağıt üzerinde değil, Web Browser programlarının pencerelerinde anlam kazanmaktadır.

<Word0041.jpg>

Bu etkileri kağıt üzerinde görmek imkanı, tabiatıyla yok. Fakat ne yazık ki, Word 2000 sayfasında yapacağınız bu biçimlendirme, sayfayı Internet dili olan HTML ile kaydettiğinizde, mevcut browserlar tarafından da Web sayfasına (henüz) aktarılamamaktadır. Belli başlı browserların yeni sürümlerinin bu tür etkileri ekranda görüntüleyebilme imkanına sahip olmasını ümitle beklemekten başka çare yok!

Bu etkileri elde edebilmek için, yazınızı yazmadan önce veya yazılmış bir yazıda etki verilecek bölümü seçtikten sonra Format (Biçim) menüsünden Fonts (Yazı türleri) maddesini seçerek veya metin imlecinin bulunduğu noktada Mouse'ı sağ-tıklayarak açılacak menüden Fonts (Yazı türleri) maddesini seçerek, Font diyalog kutusunu açın. Text Effects (Yazı etkileri) sekmesine giderek, burada arzu ettiğiniz etkiyi seçin.

Karakter aralığı

Word'e başlangıç düzeyi bilgiler içeren bu kitapçıkta tipografi ile ilgili geniş bilgi vermeye imkan bulunmamakla birlikte, Font (Yazı türü) diyalog kutusunda ikinci sekme olan Character Spacing (Karakter Aralığı) grubundaki denetim unsurlarından kısaca söz edelim.

Genişliklerine göre kağıt üzerinde kapladıkları alan farklı olan (nisbî genişlik) harflerin birbirine ne kadar yaklaşacağını belirlemek mümkündür. Bu tür harflerin büyüdükçe (puntosu arttıkça) birbirine daha fazla yaklaşması, göze daha güzel görünmelerini sağlar. Bu sekmedeki Spacing (aralık) kutusunun seçme düğmesine basarak, Normal, Yakın, Uzak seçeneklerinden birini seçebilir, ve seçtiğiniz konumun bir puntonun yüzde birinden başlayarak yüzde 100'e kadar ölçüsünü verebilirsiniz. Unutmayın, iki harfin arasına yüzde 100 boşluk konması, aralarında bir harf genişliğinde boşluk bırakılması; iki harfin yüzde 100 birbirine yaklaştırılması ise üstüste basılması sonucunu verir!

Harf büyüklüğü ve satır aralığı

Belgenin niteliğine uygun yazı türü seçmenin öneminden söz ederken, hemen harf büyüklüğünün de ne kadar önemli olduğunu vurgulamamız gerekir. Harf büyüklüğü ise, beraberinde satır aralığı ölçüsünü getirir.

Gerçi Word belgelerinizin çoğunun sizin bilgisayarınızdan çıktığı gibi basılmak üzere matbaaya gitmeyeceği bir gerçek olmakla birlikte, günümüzde lazerli ve mürekkep püskürtmeli (ink jet) yazıcılardan çıkan baskılar da matbaa işini aratmıyor ve Word belgelerinin önemli bir bölümü iş dünyasında tıpkı basılmış bir eser gibi işlem görüyor. Bu nedenle harf ölçüsü ile satır aralığı ilişkisine kısaca değinelim.

Büro veya okul işlerinde dosya kağıdına basılacak yazılarda, genellikle, 6 punto ile 14 punto arasında harf büyüklüğü kullanılır. Ancak Word 2000, kağıdınızın boyunun elverdiği ölçüde puntoya kadar çıkmanıza izin verir:

<Word0042.jpg>

Tipografik kurallara göre, bir satır yazı ile altındaki satırın arasındaki boşluğun ölçüsünü (satır aralığı dediğimiz boşluğu) satırlardaki harflerin büyüklükleri tayin eder. Bir yazının rahatça okunabilmesi için, harflerin birbirine dokunmaması gerekir. Dolayısıyla, matbaacılıkta, 6 punto boyundaki bir harfin, 8 puntoluk bir satıra yerleştirilmesi esastır. Aynı şekilde 8 puntoluk harfler 12 punto, 10 puntoluk harf 14 punto, 12 puntoluk harf 16 punto, 14 puntoluk harf de 18 puntoluk satıra oturmalıdır:

<Word0043.jpg>

Matbaacılıkta, satır aralığının nasıl ölçüleceğine ilişkin değişik kurallar vardır. Word, kullanıcıya hem daktilo tarzı, "tek aralık," "bir buçuk aralık" ve "çift aralık" diye adlandırdığı standart satır aralığı tayin imkanı veriyor; hem de bunu matbaa usulü (masaüstü yayıncılık programları gibi) punto olarak belirtmenizi sağlıyor. Satır aralığı belirlemek için, mevcut bir paragrafı seçin ve Format (Biçim) menüsünde Paragraph (paragraf) maddesine gidin. Açılacak diyalog kutusunda, Line Spacing (Satır aralığı) olarak gösterilen ölçünün yanındaki seçme okunu tıklarsanız, verebileceğiniz sabit satır ölçülerinin yanı sıra "At least" (En az), "Exactly" (Aynen) ve "Multiple" (Çoklu) şeklinde üç ayrı ayar yöntemi daha olduğunu göreceksiniz. Bu üç ayarlanabilir ölçü yönteminden birini seçtiğinizde, bu kutunun hemen sağındaki miktar belirtme kutusunda arzu ettiğiniz punto miktarını yazabilirsiniz. Bu yöntemlerden "En Az" ile satırın asgari aralığını belirleyebilirsiniz. Bir satırda, birbirinden farklı ölçülerde harfler olursa, Word satır aralığını bu ölçüye bakarak, verdiğiniz miktarın altına indirmez. "Aynen" yöntemi ile satır aralığının içindeki harflerin boyuna göre değişmesini önleyebilirsiniz. Bu yöntemle artistik sayfa tasarımı yapmak mümkündür. Çoklu ölçü yönteminde ise Word, bir paragrafın satırları arasında farklı ölçüler uygulayabilir. Bu yöntem de artistik tasarım için gerekli olabilir.

Metinlere çerçeve verme

Word, başlık olarak kullandığınız kelimelere veya dikkat çekmek istediğiniz paragraflara çerçeve vererek, size yardımcı olabilir. Çerçeve içine alacağınız metni seçin ve Format (Biçim) menüsünden, Borders and Shading (Çerçeve ve zemin) maddesini tıklayın. Kullanılmaya hazır, önceden biçimlendirilmiş üç çerçeve tarzı ile kendi zevkinize uygun çizgiler, dolgu ve arkaplan renkleri seçebileceğiniz özel çerçeve kutusu, seçtiğiniz metni diğer unsurlardan ayırt etmenizi sağlayabilir:

<Word0044.jpg>

Bir paragrafın çerçevesi sadece kelimelerin genişliğinde olabileceği gibi, satır genişliğinde de olabilir. Çerçevenin harflere uzaklığı (çerçeve içi kenar boşlukları) ayarlanabilir; çerçevenin içine renkli bir zemin verilebilir. Hatta istiyorsanız, bu zemin iki renk arasında geçiş tarzında bile olabilir:

<Word0045.jpg>

Yazının bir parçası olan bir paragrafın çerçeveye alınması ile yazının içine bir "metin kutusu" konulması ve bu kutunun çerçeve verilerek biçimlendirilmesini karıştırmamak gerekir. Burada asıl metnin içinde bir bölümü, büyük bir ihtimalle birkaç kelimelik bir paragrafı çerçeve içine alarak biçimlendiriyoruz. Bu çerçeve, isterseniz, 500 sayfalık bir belgenin tümüne bile konabilir; her sayfa ayrı bir çerçeve içinde görülür ve basılır.

Diske veya diskete kaydettiğinizde ana yazının parçası olarak saklanan, fakat ana metne dahil olmayan metin kutusu yöntemi, size, gazete ve dergilerde gördüğünüz tarzda, bir ana yazının içine, ayrı kutular koyma imkanı verir. Bu kutular, ana yazıda denk geldiği paragraf ile birlikte belge içinde daha ileri sayfalara gidebilir; daha önceki sayfalara gelebilir; fakat sayfa üzerindeki yerini, tıpkı bir grafik unsur gibi, siz belirlersiniz:

<Word0046.jpg>

Burada, bir paragrafının metin kutusu olarak kullanıldığını görüyorsunuz. Bu kutuda, ana yazının bir bölümünü açıklayan ek bilgi gibi, daha sonradan eklenen metinler olabilir; ana yazıdan bağımsız olarak biçimlenebilir; sayfa üzerinde istenilen yere konulabilir. İşin güzel tarafı, bu kutularla ana metin içinde kelime veya kelimeler arasında bağlantı (hyperlink) kurulabilir, ve bu bağlantı kelimeleri tıklandığında Word (veya belgenizi HTML olarak kaydettiyseniz, kullanıcının Web Browser programı) bu kutuyu görüntüye getirir. Metin kutuları, yanında bulundukları paragrafa da bağlanabilir ve böylece metin belge içinde ilerler veya gerilerse, kutu da metinle beraber sayfa değiştirir.

Girintileme, Hizalama

Bir belgenin okunurluğunu arttıran en önemli biçim unsuru, yazı türü, harf büyüklüğü ve satır aralığından sonra, girintileri ve paragrafların hizalanma durumu olsa gerek. Bir paragrafın bütün satırlarının kağıdın kenarından itibaren ne kadar içerden olacağını belirleyen ölçüye kenar boşluğu (marj) adı verilir. Daktilo devrinden kalma geleneksel uygulama ve Word'ün kendiliğinden verdiği kenar boşluğu ölçüsü, sayfanın dört tarafında da 2,5 sm'dir. Dosyalanacak veya ciltlenecek olan belgelerde, yazı kağıdın sadece bir yüzüne yazılıyorsa sol kenar boşluğu 3,5 (veya 4) sm; yazı kağıdın iki yüzüne de basılıyorsa, sayfa numarası tek olan (yani sağdaki) sayfaların sol kenar boşluğu, sayfa numarası çift olan (yani soldaki) sayfaların sağ kenar boşluğu 3,5 (veya 4) sm'e çıkartılmalıdır.

Girinti

Kenar boşluklarından sonra ortada kalan alana yine matbaacılıktan kalma deyimle "temiz alan" denilir. "Normal" paragraf, yani ana yazının metni, temiz alana bir ucundan ötekine, oturur. Daktilo döneminden kalma alışkanlıkla, yeni bir paragrafın başladığı birinci satır, kenar boşluğunun bittiği noktadan 1,25 sm (beş adet 12 punto daktilo harfi ölçüsü!) içerden başlar. (Word 2000, birinci satırı girintisini 1,27 sm olarak veriyor!) Bazen, başka bir kaynaktan aldığınız, ya da sayfa tasarımınızın gerektirdiği başka bir sebeple, bazı paragrafların bütün satırlarını girintili olarak yazmak gerekebilir.

Paragrafın girintilerini Format (Biçim) menüsünde Paragraph (paragraf) maddesini seçerek ve açılacak kutuda Indentation (Girinti) bölümündeki üç değeri belirleyerek ayarlayabilirsiniz. Bu bölümde Left (sol) kutusu, paragrafın tümünün sol kenar boşluğunun bittiği noktadan itibaren kaç santimetre içerden olacağını, Right (sağ) kutusu, paragrafın tümünün sağ kenar boşluğunun bittiği noktadan itibaren kaç santimetre içerden olacağını belirlemekte kullanılır. Yine Indentation (Girinti) bölümündeki Special (Özel) kutusu, paragrafınızın birinci satırının (First line) girintili olup olmayacağını veya birinci satır başlaması gereken yerden başlarken, paragrafın diğer satırlarının birinci satıra göre girintili olup olmayacağını (Hanging indent) belirlemeye yarar.

Birinci satırın girintili olması mutlaka gerekmez. Eğer paragraf aralarında satır aralarından daha fazla boşluk bırakıyorsanız (veya paragrafın özelliği icabı) Special (Özel) kutusuna "None" (Yok) değerini de verebilirsiniz. Birinci satırın diğer satırlara göre dışarıda olması gereken durumlar daha çok listelerde karşımıza çıkar:

<Word0047.jpg>

Bu örnekte görüldüğü tarzda bir girinti elde edebilmek için, Paragraf ayarları kutusunda, Special (Özel) bölümünde Hanging (birinci satır dışarda) ayarını seçip, yanındaki kutuda, paragrafın birinci satırı dışında kalan satırlarının ne kadar içerden olacağını belirtmeniz yeterlidir:

<Word0048.jpg>

Hizalama

Bir paragrafın satırları, temiz alanın hangi kenarına hizalanıyorsa, paragrafın hiza düzenine o ad verilir. Word'ün "Normal" paragrafı, sayfanın soluna hizalanır ve sağı tarafı hizasız, yani sığabilen son tam kelimenin bittiği yerden yazının aşağı satıra inmesine imkan verecek şeklinde bırakılır:

<Word0049.jpg>

Hizalama işlemleri de, Format (Biçim) menüsünde Paragraph (Paragraf) maddesini seçerek açılacak kutuda yapılır. Bu kutuda Alignment (Hiza) bölümünde varsayılan Left (Sol) ayarının yanındaki seçme okunu tıklayarak, paragrafınıza vermek istediğiniz hizayı seçin.

Yetimler ve dullar!

Format (Biçim) menüsünde Paragraph (Paragraf) maddesini seçerek açtığınız kutuda, iki sekme vardır. İkinci sekme olan Line and Page Breaks (Satır ve sayfa kesme) bölümünde, Pagination (Sayfalama) grubunda, belgenizin paragraflarının ve genel olarak sayfalarının kağıda dökülürken nereden bölüneceğine ilişkin ince ayarları yapabilirsiniz:

<Word0050.jpg>

Burada gördüğünüz Widows/Orphan Control (Dul/Yetim Denetimi) sosyal amaçlı bir ayar olmayıp, bir paragrafın kaç satırının paragrafın ana gövdesinden ayrı sayfaya (veya sütuna) düşebileceğini belirtmeye yarar. Yine matbaacılıktan kalma bir gelenekle, bir paragrafın önceki sayfanın altında kalan tek veya iki satırına "dul satır," sonraki sayfanın baş tarafına geçen tek veya iki satırına "yetim satır" denir. Göze güzel görünen, bir paragrafın önceki ve sonraki sayfada en az iki satırı kalmasını sağlamaktır. Bazıları üç satırdan az bölünmeyi kabul etmezler. Word, bunu sağlamak için sayfadaki bütün satır aralıklarını gözle farkedilmeyecek kadar çoğaltır veya azaltır.

Bazen bir paragrafın hiç kesilmemesi gerekir. Bir paragrafın tümüyle aynı sayfada olmasını istiyorsanız, metin imlecini paragrafın içine koyun ve bu kutuda "Keep lines together" (satırları birarada tut) maddesine işaret koyun.

Bir başlığın, kendisini izleyen paragraftan ayrı sayfaya düşmesi de hiç arzu edilen bir durum olamaz. Bu durumda, metin imleci başlık olan paragrafın içinde iken bu kutuda "Keep with next" (Kendisinden sonra gelenden ayırma) kutusunu işaretleyin.

Çoğu zaman belgelerimizde ana bölümlerin yeni bir sayfada başlamasını arzu ederiz. Bunu sağlamak için, metin imleci bölüm başlığı olan paragrafta bulunduğu sırada, bu kutuda "Page break before" (Bundan önce sayfayı kes) kutusuna işaret koymanız yeterlidir.

Cetveli kullanma

Görüntü menüsünde Ruler (Cetvel) maddesine işaret koydu iseniz, belgenizin üst kenarında, seçtiğiniz ölçü birimine göre birimlendirilmiş bir cetvel göreceksiniz. Bu cetvelin üzerindeki sürgüleri sağa sola oynatarak, metin imlecinin içinde bulunduğu veya seçilmiş olan bütün paragrafların girinti ayarlarını yapabilirsiniz. Metin imleci henüz boş bir paragrafta ise, yapacağınız ayarlar, bundan sonra yazacağınız metne geçerli olur:

<Word0051.jpg>

Burada birinci satır girintisi sürgüsünü sağa doğru çekerek, paragrafın birinci satırının ne kadar içerden yazılacağını ayarlayabilirsiniz. Alttaki sürgünün üstte kalan üçgen şeklindeki parçasını tutar ve oynatırsanız, birinci satır dışında kalan satırların girintisini ayarlamış olursunuz. Aynı sürgünün altta kalan dörtgen şeklindeki parçasını oynatırsanız, bu kez birinci satır dahil tüm paragrafın girintisi değişir.

Cetvelin sağ taraftaki sağ girinti sürgüsü ise paragrafın tüm satırlarının sağ girintisini ayarlamanızı sağlar.

Ayrıca, cetvelin sol kenarındaki Sekme türü seçme düğmesini tıklayarak sağ, sol, ortalı veya ondalık işaretli sekme durak türü seçerek ve daha sonra Mouse işaretini cetvelin orta kesiminde arzu ettiğiniz ölçüye tıklayarak, bu noktaya bir sekme durağı koyabilirsiniz.

Biçimleme araç çubuğunda yer alan girinti azaltma ve arttırma simgelerini tıklayarak da girinti ölçülerini 0.25 sm'lik birimlerle azaltabilir, arttırabilirsiniz.

Cetveli sürekli açık tutarak, bilgisayarın ekranında ve Word penceresinde belgenize ayrılan yerin azalmasını istemiyorsanız, cetveli gizleyin; ihtiyacınız olduğunda Mouse işaretçisini cetvelin olması gereken yerde bir kaç salise oynatmadan tutun. Cetvel görünür hale gelecektir. Cetvel üzerinde yapacağınız ayarları yapın; Mouse işaretçisini geri çektiğinizde cetvel kaybolur.

Cetvelle veya paragraf ayar kutusuyla uğraşmadan, bir paragrafı, birinci satırı dışında diğer satırlarını girintili hale getirmek (hanging indent) istiyorsanız, yazdığınız kelimeler ikinci satıra indiği anda, metin imlecini ikinci satıra inan ilk kelimenin tam önüne götürün ve klavyede Tab (sekme) tuşuna basın. Paragrafın ikinci satırı ve onu izleyecek bütün satırları, birinci satıra göre girintili olacaktır.

Sekmeler

Sekme, bir belgede dikey hizalama aracıdır. Sekme ile tek tek kelimeleri veya paragrafları hizalayabilirsiniz. Word 2000, dört ayrı tür sekme durağı imkanı veriyor. Sekmelerin önüne koyabileceğiniz dikey çizgiyi de bir tür sekme sayabilirsiniz.

Sekme yöntemiyle hizalama, iki bölümden oluşan bir işlemdir: Önce Word'e, sekme duraklarını (noktalarını) bildirmeniz gerekir; sonra klavyede sekme (Tab) tuşuna basarak metnin içine sekme komutları koymanız gerekir:

<Word0052.jpg>

Buradaki örnekte, cetveldeki sekme duraklarını ve metinde sekme tuşuna bastığımız yerleri gösteren kodların görüntülendiğine dikkat edin.

Word'ün sekmeleri, kendisini izleyen kelimenin sola, ortaya, sağa veya içindeki ondalık işaretine hizalanmasını sağlar. Ondalık sekmesi bulunan bir satırda sekmeye bastığınız noktadaki sayıda ondalık işareti yoksa veya rakam yerine harf bulunuyorsa, Word, rakamı da, kelimeyi de tam sayı gibi, sekme noktasının soluna hizalar.

Dikey çubuk işaretini elde etmek için klavyede sekme tuşuna basmak (veya başka bir işlem yapmak) gerekmez. Cetvelde sekme durağı koyar gibi, Bar (çizgi) işaretini seçin ve Mouse işaretçisini cetvelde istediğiniz yere tıklayın. Word, bundan sonraki bütün satırlarda işaretli yere (yazının üstüne bile gelse) satır aralığı ölçüsünde bir dikey çizgi koyacaktır. Bu imkan, daha çok Sekme ile bölünmüş listelerde kullanışlı olabilir.

Sekme duraklarını, cetvelden koyabileceğiniz gibi, Format (Biçim) menüsünden Tabs (Sekmeler) maddesini seçerek, açılacak kutuda da koyabilirsiniz:

<Word0053.jpg>

Bu kutuyu, cetvelin alt kenarını veya bir sekme durağını iki kere tıklayarak da açabilirsiniz. Sekmeler kutusunun cetvelden farklı tarafı, bu kutuda sekmelerinize, Sekme durağından önceki karakterle sonraki karakter arasını nokta, kesik çizgi veya düz çizgi ile doldurma imkanı olmasıdır:

<Word0054.jpg>

Bu örnekte, her üç dolgu karakterinin de uygulandığını görüyoruz.

Bir paragrafın sekme duraklarını cetveldeki durakları Mouse işaretçisiyle tutarak, cetvelin dışına çekmek suretiyle kaldırabileceğiniz gibi, Sekmeler kutusunda "Clear All" (Tümünü temizle) düğmesini tıklayarak da yok edebilirsiniz.

Biçimlendirmede Kolaylık: Stiller

Word'de Stil yoluyla biçimlendirmenin kolaylığını anladıktan sonra bir daha yazı türü seçme, paragraf biçimlendirme ve benzeri kontrol kutularının yüzünü görmeden mutlu bir ömür sürmenin mümkün olduğunu söylersek, durumu hiç de abartmış olmayız.

1500 sayfalık bir belge düşünün, içinde yüzlerce başlık, arabaşlık, tablo, tablo başlığı, tabloların açıklayıcı alt yazıları, dip notlar, akan sayfa başlıkları bulunsun. Bu belgeyi sunmaya hazırlandığınız kişi ya da makam, siz son düzeltmeleri yaptığınız sırada, bundan böyle şurası şöyle, burası da böyle olmayan raporları (ödevleri, tezleri, film senaryolarını) kabul etmeyeceğini, bu şartlara uyan raporların (ödevlerin, tezlerin ve senaryoların) yarın saat 14:00'e kadar filanca adrese teslim edilmesi gerektiğini açıklasın. Ya da açıklama çoktan yapılmış olsun da, siz raporunuzu (ödevinizi, tezinizi ya da senaryonuzu) kaleme almakla çok meşgul olduğunuz için açıklamayı kaçırmış olun!

1500 sayfalık belgenizdeki biçimlendirmeler "elle" yapılmış ise, yani her bir biçimlendirme, tek tek paragraflar seçilerek, yazı türü seçimi ve paragraf biçimlendirme kutuları açılarak, cetvelde Sekme durakları tıklanarak, hizalama ve girintileme sürgüleri çekilip itilerek yapılmış ise, yeni şartlara uygun biçimlendirmelerin, bu gece sabaha kadar da otursanız yarın öğleye yetişmesi ihtimali hemen hemen yok demektir.

Böyle bir duruma düşmemek için, tabiî önce böyle bir rapor (ödev, tez veya senaryo) sunacağınız kişi veya kurumun açıklamalarını daha yakından izlemek gerekir. Fakat daha da önemlisi, biçimlendirmeleri "yerel" olarak değil, stilleri kullanarak "genel" yapmak gerekir. "Yerel biçimlendirme," bir paragrafa ihtiyacı olan biçimi sadece o paragrafa ait olacak şekilde kazandırmaktır. Genel biçimlendirme ise, paragraflara belirli stilleri uygulamak, bu stili taşıyan bütün paragrafları başka bir şekilde biçimlendirmek gerektiğinde sadece stil dosyasında değişiklik yapmaktır.

Word 2000, "Normal" şablonunda 20 civarında, kurulurken bilgisayarınıza yüklediği bütün şablonlar dikkate alındığında 3 bin civarında kullanılmaya hazır, etkisi ölçülmüş, tipografinin hem bilim, hem de sanat bölümlerinin ilkelerine uygun olarak uzmanlar tarafından geliştirilmiş stili hizmetinize sunuyor. Size kalan, belgenizde belirli bir hiyerarşik yapı oluşturmak ve Word'ün hazır stil şablonunu belgenize uygulamaktan ibarettir.

Diyelim ki, sizin belgenizin hiyerarşik yapısı şöyle:

I.

      1.

            A.

                  (a)

                        i.

Böyle bir hiyerarşik belge yapısı, bölüm başlıklarının alt başlıkları, özet, tablo başlığı, grafik, tablo, vs. altyazıları vs. ile çok daha karmaşık hale gelebilir. Word'ün "Normal" şablonu bile, insanın annesine yazacağı mektuptan, bu kitapçığı hazırlamaya kadar çok sayıda yeterli ve güzel tasarlanmış stil içeriyor. Ancak çok daha karmaşık yapıdaki belgeleriniz için Word'ün bilimsel ve ticarî rapor, sunuş, elkitabı, doktora tezi, broşür, rehber, (ve, evet) film senaryosu şablonlarındaki stillerin yetersiz kalacağı bir belge düşünmek, hemen hemen imkansızdır, denebilir.

Stiller, harf türü, büyüklüğü, satır genişliği, satır aralığı, hizalanması, girintisi, sekme durakları ve Word'ün verebileceği biçimlendirme özelliklerinin hemen hepsi düşünülmüş, uygulanmış ve tasarım sorunları çözülmüş toplu biçimlendirme komutları demetidir. Başka bir ifadeyle, sihirli değnek!

Metin imlecini, bir paragrafın üzerine getirin; Biçimlendirma Araç Çubuğu'nda Stil kutusunun seçme okunu tıklayın; işinize uygun bir stilin adını tıklayın. Bu stilin içerdiği bütün biçimlendirme komutları, bir anda paragrafınıza uygulanacaktır.

Yazınızı Normal şablonla yazdınız ve Normal'in stilleri arasında işinize uygun bir stil bulamıyorsanız, bu tür stillerin bulunduğu bir şablonun stillerini kendi belgenize kopyalayabilirsiniz.

Tools (Araçlar) menüsünden "Templates and Add-ins" (Şablonlar ve eklemeler) maddesini seçin; açılacak kutuda Organizer (Düzenleyici) düğmesini tıklayın. Açılacak yeni diyalog kutusunda, sol tarafta şu anda Word'de açık belgenin, sağ tarafta da Word'ünüzün Normal şablona dayalı global (evrensel) şablonunun stillerini, otomatik girdiği metinleri, araç kutularını, makro komutlarını içeren listeler göreceksiniz. Bu kutuda Styles (Stiller) sekmesinde olup olmadığınıza dikkat ettin. Sağdaki grubun altında bulunan Close File (Dosyayı kapat) düğmesini tıklayın. Bu grubun ögeleri kaybolacak, düğme de Open File (Dosya Aç) adını alacaktır. Düğmeyi tekrar tıklayın; açılacak listeden içinde arzu ettiğiniz stillerin bulunduğu şablonu seçin ve Open (Aç) düğmesini tıklayın. Soldaki kutuda yeni şablonun stilleri belirecektir. Önce arzu ettiğiniz stili, sonra ortadaki Copy (Kopyala) düğmesini tıklayın. Organizer kutusunu Close (Kapat) düğmesine basarak kapatın. İthal ettiğiniz yeni stil veya stiller, biçimlendirme araç çubuğundaki stil kutusunda belirecektir.

Metne stil uygulamak

Stil listesinde gösterilen stillerin yanlarında açıklayıcı simgeler bulununur:

<Word0055.jpg>

Stiller, paragraf ve karakter stili olarak ikiye ayrılır. Tüm paragrafa uygulanacak stillerin açıklayıcı simgesi, paragraf işareti; sadece bir veya bir kaç harfe uygulanmak üzere hazırlanmış stilin işareti altı çizgili küçük A harfi şeklindedir. Ayrıca stil uygulandığında paragrafın nasıl hizalanacağı, harflerinin kaç punto olacağı da bu bölümde gösterilir. Word, stillerin adlarını kendi yazı türünde ve büyüklüğünde görüntüleyerek, seçme işine yardımcı olur.

Bir stili seçerek o stilde yazı yazmak için yazmaya başlaşacağınız noktada, Stil kutusunun seçme okunu tıklayın, açılacak listede uygun stili seçin ve yazmaya başlayın. Mevcut bir metne stil uygulamak için:

1. Stilin uygulanacağı metni seçin. Örneğin bütün yazıyı, yeni bir Normal paragrafa çevirmek için klavyede Ctrl+A'ya basın.

2. Stil listesinden arzu ettiğiniz stili seçin. Örneğin, Normal stilini tıklayın; isterse on bin sayfa olsun, bütün yazıya, yeni stil uygulanacaktır.

Stil oluşturmak ve değiştirmek

Binlerce de olsa, bazen mevcut stillerin işinize yaramadığını görebilirsiniz. Bu durumda ya yeni bir stil oluşturmak, ya da mevcut stilin şurasını burasını düzeltmek gerekir.

Format (Biçim) menüsünden Style (Stil) maddesini seçerek, Stil oluşturma kutusunu açın. Bu kutuda, başka bir şablondan stil ithal etmek için kOrganizer diyalog kutusuna gitmekte kullanabileceğiniz Organizer (Düzenleyici) düğmesinin yanı sıra New (Yeni), Modify (Değiştir) ve Delete (Sil) düğmelerini göreceksiniz.

Yeni bir stil oluşturmak için New (Yeni) düğmesini tıklayın; açılacak kutuda yeni stile "Style1" adının verildiğini göreceksiniz. Bunu silip, yerine istediğiniz bir ad yazabilirsiniz. Style Type (Stil Türü) kutusunun seçme okuna basarak, stilin paragraf veya karakter türü olduğunu tayin edebilirsiniz. Yeni stil oluştururken işe sıfırdan başlamak zorunda da değilsiniz. "Based on" (... üzerine dayalı) kutusunun seçme okunu tıklayarak yeni stilin mevcut herhangi bir stilin özellikleri üzerine bina edilmesini sağlayabilirsiniz. Ayrıca yaptığınız yeni stilin, mevcut diğer bir stilin yerini almasını da sağlamak elinizde. Bunun için "Style for following paragraph" (şu paragraf için stil) kutusunda, mevcut stillerden herhangi birinin adını seçebilirsiniz. Stiliniz başka stilleri değiştirmesin istiyorsanız, bu kutuda kendi adının yazılı olması gerekir. Ayrıca yeni stilin şablona eklenmesini istiyorsanız, "Add to template" ve mevcut belgenin otomatik güncelleştirilmesini istiyorsanız "Automatically update" kutularına da işaret koyun. Yeni stilinize kısayol tuşu bağlayabilirsiniz. Bunun için "Shortcut key" (Kısayol tuşu) düğmesini tıklayın.

Bu kayıt işleminden sonra, Yeni Stil kutusunda Format (Biçim) düğmesini tıklayarak ve açılacak listeden bir stilde bulunması gereken yazı türü, paragraf, sekme, çevre kutusu, dil, çerçeve ve numaralama özelliklerini belirlemenizi sağlayacak maddeleri seçebilirsiniz. Yeni stiliniz mevcut bir stil üzerine kuruluyorsa, bütün biçim özelliklerini belirlemek zorunda değilsiniz. Sadece değiştirmek istediğiniz özellikleri belirlemenizi sağlayacak maddeleri seçebilirsiniz.

Stil kutusunda New (Yeni) düğmesi yerine Modify (değiştir) düğmesini tıklarsanız, yeni stil kutusuna benzeyen bir kutuyla karşılaşırsınız; fakat mevcut bir stili değiştirmek istediğiniz için stilin türü ve başka hangi stile dayandığı gibi özelliklerinde değişiklik yapamazsınız. Fakat stilin adı dahil bütün diğer görüntü özelliklerini, yazı türünü, paragraf özelliklerini, vs., değiştirebilirsiniz.

Stilden yararlanmak İçin

Stillerden mümkün olduğu kadar çok yararlanmak için, yazınızı yazarken, paragraflarınızı mutlaka stil kutusundan bir stil seçerek biçimlendirmeniz gerekir. Belgenizdeki bütün başlıklar, resim veya grafik-altı yazıları, alıntı, kaynak, vs. gibi özel amaçlı paragraflar, bir stile bağlanmış olmalıdır.

Belgenin daha sonra yeni bir biçime kavuşturulması isteniyorsa, örneğin raporunuzunu veya tezinizi sunacağınız kişi veya makamın bütün birinci derece başlıkların ortalanmış, 14 punto, kalın Ariel harfle yazılmış olmasını istediğini raporu veya tezi sunmanıza bir saat kala öğrenmiş bulunuyorsanız, bütün yapacağınız beş dakika harcayarak, stil özelliklerini değiştirmek ve ve bunu yaparken "otomatik olarak güncelleştir" kutusuna bir çarpı işareti koymaktan ibaret olacaktır.

Stiller, insanın bilgisayarın icadı için şükrettiği uygulama alanlarından biri olsa gerek!

Listeler ve Tablolar

Bilginin sunuluşu, kavramayı kolaylaştıran veya zorlaştıran en önemli unsurdur. Boşuna, eskiler "Zarf, mazrufu (zarfın içindekini) tayin eder" dememişler. Belgenizde en önemli buluşlardan veya en parlak fikirlerden söz ediyor olsanız da, sunuluşu cazip değilse, oluşturacağı etki hiç de beklediğiniz gibi olmayabilir. Bunun için güzel yazım (imla) kuralları ve dilbilgisi yasaları kadar, sunuluşun da kavramaya yardımcı olmasını sağlamalısınız.

İnsanoğlunun keşfettiği öğrenmeyi ve anlamayı kolaylaştıran en etkili yollardan birinin liste, diğerinin de tablo olduğunu rahatlıkla söyleyebiliriz. Listeler, okuyana bilgiyi bir sıra içinde sunmaya yarar. Tablolar ise bilginin gruplandırılmasını sağlar.

Numaralı ve noktalı listeler

Word'de yazarken veya yazma işi bittikten sonra mevcut paragrafları iki türlü liste haline getirebilirsiniz: liste maddelerinin başında 1, 2, 3 veya a, b, c, gibi "numaralar" bulunan listeler veya liste unsurlarının başında yuvarlak, dört köşe, gölgeli, ya da sizin uygun göreceğiniz bir grafiğin yer aldığı "noktalı" listeler. (Nokta yerine, kelime anlamı mermi, kurşun olan "Bullet" kelimesininin karşılığı olarak Microsoft ve başka kaynaklar "im" veya "Madde imi" terimini kullanıyor.)

Mevcut paragrafları liste haline getirmek için:

1. Liste haline getirilecek paragrafları seçin.

2. Format (Biçim) menüsünden Bullets and Numbering (Noktalar ve Numaralama) maddesini seçin:

<Word0056.jpg>

Word size üç sekme altında, 21 adet kullanılmaya hazır noktalama ve numaralama yöntemi önerecektir.

3. İşinize uygun olan kullanılmaya hazır bir kalıp görüyorsanız, bu kalıbın görüntülendiği kutuyu ve OK düğmesini tıklayın.

4. Paragraflarınızın başına "nokta" simgesi koymak yerine Word'ün size sunduğu yüzlerce "nokta" veya "düğme" grafiğinden birini, ya da kendi yaptığınız veya başka yerden sağladığınız ve telif hakkı bakımından kullanmanızda sakınca olmayan bir grafik öge kullanmak istiyorsanız, "Bulletted" (Noktalı) sekmesinde Picture (Resim) düğmesini tıklayın; açılacak diyalog kutusunda ya hazır grafiklerden birini seçin, ya da kendi sağlayacağınız grafiği bulun; OK'i tıklayın.

Tablolar

Word belgenize yazınızı yazarken veya sonradan yeni bir tablo girebileceğiniz gibi, mevcut bir metni de tabloya çevirebilirsiniz. Word'de yazınızı yazmakta iken metin ilmecinin bulunduğu noktada yeni tablo oluşturmak için izleyebileceğiniz iki ayrı yol vardır: Tabloyu kalemle çizer gibi çizmek veya Word'e kaç sütunlu ve kaç sıralı bir tablo istiyorsanız bildirmek ve otomatik olarak çizilmesini sağlamak.

Metin imlecinin bulunduğu noktada yeni bir tablo oluşturmak için, Table (Tablo) menüsünden Draw Table (Tablo çiz) maddesini veya Insert (ekle) maddesinin Table (Tablo) alt-maddesini seçin. Draw table (Tablo çiz) yolunu seçerseniz, Mouse işaretçisi kalem görünümünü alacak ve tablo çizmekte kullanabileceğiniz araçların bulunduğu bir araç çubuğu açılacaktır. Bu çubukta tablonun çizgilerini çizebileceğiniz bir kalem, çizgileri silmek için bir silgi, çizgilerin kalınlığını ve rengini belirteceğiniz kontrol kutuları, oluşturacağınız tablonun hücrelerine verebileceğiniz zemin rengi için renk seçme kutusu, vs., bulunur. Bütün yapacağınız bir grafik programı ile ekranda resim oluşturur gibi, tablonuzun sıralarını ve sütunlarını "çizmek" ve ortaya çıkacak hücrelerin renk, çerçeve, vs., özelliklerini belirlemekten ibarettir.

Tablo menüsünde Insert (ekle) maddesini tıklarsanız ve açılacak yeni menüde Table (Tablo) maddesini seçerseniz, bu kez Word size tabloyu oluşturmak için gerekli bilgileri vereceğiniz diyalog kutusunu açacaktır:

<Word0057.jpg>

Bu kutuda tablonuzun kaç sıra ve kaç sütun olacağını; sıra ve sütunların genişliğinin nasıl belirleneceğini (otomatik veya vereceğiniz bir santime göre); otomatik belirlemenin kağıdın kenar boşluklarına göre mi, yoksa hücrelere yazılacak metinlerin boyuna göre mi yapılacağını; tablonun nasıl biçimlendirileceğini (çerçevesinin ve iç çizgilerinin kalınlığını, rengini, vs.) belirleyebilirsiniz. Biçimlendirmeyi otomatik olarak yaptırtabileceğiniz gibi, ögeleri tek-tek ayarlayabilirsiniz.

Mevcut bir metni tablo haline dönüştürmek isterseniz:

1. Metni seçin; ve Tablo menüsünden Convert (Çevir) maddesini tıklayın. Açılacak yeni menüden Text to Table (Metin Tabloya) maddesini seçin.

2. Açılacak diyalog kutusunda Word size mevcut metni tablo haline getirirken oluşturacağı tablonun unsurlarını belirlemenizi sağlayacak Tablo diyalog kutusunu açacaktır. Bu kutuda seçtiğiniz paragraf sayısı kadar sıra ve sadece bir sütun önerilir. Seçtiğiniz paragraflar yeni tablonun birinci sütununda kalsın ve yanına boş sütunlar konulsun istiyorsanız, "Number of Columns" (Sütun sayısı) kutusuna arzu ettiğiniz sütun sayısını yazın. Tablonuzda seçtiğiniz paragraflardan çok sıra veremezsiniz; ama oluşacak tabloya daha sonra yeni sıralar (ve sütunlar) ekleyebilirsiniz.

Tablo içinde tablo

Word 2000, Tablo içinde tablo (nested table) oluşturabilir. Başka bir deyişle, bir tablonun hücrelerine yeni tablolar yerleştirebilirsiniz. Bu, daha önceki sürümlerde mevcut olan, bir tablonun hücrelerini ikiye, üçe veya daha fazla bölüme ayırmak (Split cell) yöntemiyle elde edilen bölümlerden farklı bir uygulamadır:

<Word0058.jpg>

Tablo içinde tablo, kağıt üzerinde hücre bölme ile aynı sonucu verebilir. Ancak Word 2000 ile Internet için sayfa hazırlıyorsanız, tablo içinde tablonun geniş bir uygulama alanı vardır.

 

Liste ve tabloları kaldırmak

Mevcut liste ve tablolarınızı tümüyle silmek istiyorsanız, liste olan paragrafları veya tabloyu seçin ve silin. Ancak listelerinizi ve tablolarınızı düz metne çevirebilirsiniz.

Listenizi düz metne çevirmek istiyorsanız, listeye dahil paragrafları seçin ve Format (Biçim) menüsünden Bullets and Numbering (Noktalar ve Numaralama) maddesini ve açılacak diyalog kutusunda önce içinde None (Yok) yazan kutuyu sonra OK düğmesini tıklayın.

Bir tabloyu düz metne çevirmek istiyorsanız, tablonun tümünü seçin. Bunun için tablonun herhangi bir hücresinin içini tıklayıp, Table (Tablo) menüsünden, Select (Seç) maddesinden Table (Tablo) alt-maddesini seçebilirsiniz. Tablonun tümü seçili iken, Table (Tablo) menüsünden Convert (Çevir) maddesini ve açılacak alt-menüden Table to text (Tablo metne) maddesini seçin. Bu noktada dikkat etmeniz gereken husus, tablo hücrelerinin metne çevrilirken, birbirinden paragraf olarak mı, yoksa sekme, noktalı virgül veya başka bir noktalama işaretiyle mi ayrılacağını belirlemektir.

Sayfa Numarası ve Akan Başlıklar

Word belgelerinize sayfa numarası ve sayfanın ait olduğu belge, bölüm veya alt bölümün adını belirten akan üstbaşlık ve altbaşlık koymak için Insert (Ekle) ve View (Görünüm) menülerini kullanabilirsiniz.

Sayfalarınızda sayfa numarasını göstermek için, Insert (Ekle) menüsünden Page Numbers (Sayfa Numarası) maddesini seçin. Word, varsayılan konum olarak, sayfanın alt kenarınında sağ köşeyi önerecektir. İsterseniz numaranın konulacağı yer olarak sayfanın üstünü ve sol kenarı, ortayı, akan başlık alanının içini veya dışını seçebilirsiniz:

<Word0059.jpg>

Akan başlık terimi üzerinde biraz duralım: Sayfa tasarımının temellerini atan Orta Çağ ustaları, ciltleme icad edilmeden önce kağıdın veya benzeri bir başka malzemenin üzerine elle yazılan sayfaların karıştığı zaman kolay ayırt edilmesini sağlamak amacıyla, her sayfanın üst kenarına ait olduğu kitabın başlığını ve yazarın adını, alt kenarına ise bölümün ve alt bölümün başlığını yazarlardı. Sayfa numarası, sağ sayfada sağ, sol sayfada sol alt veya üst kenara konurdu. Her sayfada tekrarlanan bu başlıklara Fransızca "titre courant" (koşan, akıp giden başlık) denirdi. Matbaacılık yurdumuza geldiğinde, beraberinde Avrupa'da geçerli terminolojiyi de birlikte getirdi ve bu başlıklara "titr-kuran" denildi. Bazı kaynaklarda bu terimlerin İngilizcesi olan Header ve Footer kelimelerinin, bazı kaynaklarda ise üst-bilgi ve alt-bilgi terimlerinin kullanıldığını görebilirsiniz.

Sayfalarınıza bu tür başlıklar vermek istediğiniz taktirde, View (Görünüm) menüsünden "Header and Footer" maddesini seçin. Word, akan üst ve alt başlıkları gireceğiniz yeri de işaretleyecek, ve metin imlecini akan üst başlığın (Header) başladığı yere getirecektir:

<Word0060.jpg>

Buraya istediğiniz metni yazabilir veya açılacak denetim kutusundan Autotext (Otomatik metin), tarih ve saat, sayfa numarası, belgenin toplam sayfa sayısı gibi bilgileri seçebilirsiniz. Otomatik metin girebilmek için, daha önceden bazı metinleri otomatik metin listesine koymuş olmanız gerekir. (Bunu, Insert (ekle) menüsünden Autotext (Otomatik metin) maddesini seçerek yapabilirsiniz.)

"Header and Footer" kontrol kutusunda, üstteki başlıkla alttaki başlık arasında seçme yapmanızı sağlayan düğmeyi tıklayarak, "Footer" bölümüne de gidebilirsiniz. Aynı unsurlar buraya da girilebilir.

Bütün sayfalarınızda gösterilecek başlıkları ve diğer unsurları girmeyi ve biçimlendirmeyi tamamladıktan sonra, kontrol kutusundaki Close (Kapat) düğmesini tıklayın. Bu unsurları herhangi bir metin gibi biçimlendirebilir veya kullanılmaya hazır stillerden uygun gördüğünüz bir stili almasını sağlayabilirsiniz. Sayfa numarası da bu kontrol kutusunda üçüncü simge ile seçilerek biçimlenebilir.

Sayfa numarası genellikle 1'den başlar ve Word size birinci sayfada sayfa numarasının gösterilmesini isteyip, istemediğinizi sorar. Fakat sayfa numarası verdiğiniz belge, bir başka belgenin devamı ise sayfa numarasını istediğiniz sayıdan başlatabilirsiniz. Sayfa numarası da diğer herhangi bir sayfa unsuru gibi (yazı türü, paragraf özellikleri, vs., bakımından) biçimlendirilebilir. Sayfa numarası yazı türünün, metin yazı türüyle aynı olması gerekir.

Belgeyi Yazdırma ve Faks Gönderme

Bilgisayarınıza bir yazıcı bağlı ise veya bilgisayarınızda bir ağ yazıcısı kurulu ise Word belgesini yazdırmak, bir simgeyi tıklamaktan ibarettir. Ancak yazıcınızda bulunan kağıt ile belgenizin kağıt ayarlarının birbirine uygun olmasına dikkat etmelisiniz. Word'den doğruca faks göndermek için de bilgisayarınıza faks yeteneği bulunan bir Modem'in bağlı olması ve Windows sistemine faks gönderme yazılımının yüklenmiş bulunması gerekir.

Yazdırma

Bir belgeyi yazıcıda yazdırmanın en kolay yolu standart araç çubuğunda yazıcı simgesini tıklamaktır. Bu durumda Word, açık olan belgeninin (birden fazla Word penceresi açıksa, önplanda olan veya metin imlecinin yanıp söndüğü, etkin pencerenin içindeki belgenin) bütün sayfalarını, her sayfadan bir kopya olmak üzere, yazdıracaktır.

Belgenizin bütün sayfaları yerine belirli bir bölümünü veya sayfaları bir kopya yerine daha fazla sayıda yazdırmak, ya da yazıcının bazı ayarlarını değiştirmek istiyorsanız, File (Dosya) menüsünden Print (Yazdır) maddesini seçin. Bunu, klavyeden Ctrl+P tuşuna basarak da yapabilirsiniz:

<Word0061.jpg>

Açılacak diyalog kutusunda en üstte Windows'un o anda varsayılan yazıcısının adını göreceksiniz. Bilgisayarınızda (veya ağınızda) birden fazla yazıcı varsa, varsayılan yazıcının adının yanındaki seçme okunu tıklayarak, açılacak listeden diğer bir yazıcıyı seçmeniz mümkündür. Seçilmiş yazıcının ayarlarını Properties (Özellikler) düğmesini tıklayarak değiştirebilirsiniz. Copies (Kopyalar) bölümünde her sayfanın kaç adet yazdırılmasını istiyorsanız belirtebilirsiniz. Hangi sayfaların yazdırılmasını istiyorsanız. o sayfaların numaralarını Page range (Yazdırma aralığı) grubunda Pages (Sayfalar) seçeneğini işaretleyerek ve yanındaki kutuya istediğiniz sayfa numaralarını girerek bildirebilirsiniz. Diyelim ki 7'nci sayfadan 10'ncu sayfaya kadar olan sayfaları yazdıracaksanız, bu kutuya 7-10 yazmalısınız. Sadece o anda içinde çalıştığınız sayfayı (metin imlecinin içinde bulunduğu sayfayı) yazdırmak istiyorsanız, bu grupta "Current page" (Seçilmiş sayfa) seçeneğini işaretleyebilirsiniz.

Word (veya herhangi bir Windows programı) belgeyi dosyaya da yazdırabilir. "Dosyaya yazdırmak" terimi, Windows'un dilinde, belgenin yazıcıya gönderilmesi yerine disk veya diskette bir dosyaya kaydedilmesi anlamına gelir. Bu yöntemle ortaya çıkartacağınız kayıt, varsayılan yazıcının niteliğine göre, başka bir bilgisayarda veya işletme ortamında yazıcıya gönderilmek suretiyle yazdırılabilir. Bu yöntemin işleyebilmesi için varsayılan yazıcının PostScript baskı dili ile çalışıyor olması, sizin bilgisayarınızda bulunan yazı türlerinin bu dosyanın daha sonra yazdırılacağı bilgisayar ve işletme ortamında da bulunması, ve dosyanın daha sonra yazdırılacağı yazıcının sürücüsünün sizin bilgisayarınıza da yüklenmiş olması gibi teknik şartlar gerekir.

Faks gönderme

Windows (95/98, NT 4 veya 2000) kurulurken, bilgisayara kurulurken, faks gönderme yazılımını yazıcı gibi kurar. Bir sebeple bu imkanın kazandırılmamış olduğu Windows kurulumuna, daha sonra faks gönderme programı yüklenebilir. Ayrıca bir çok modem imalatçısı, donanımla birlikte faks gönderme ve alma programı da verir. Piyasada çok sayıda yazılım firmasının faks gönderme ve alma programı da bulunmaktadır.

Windows veya bir başka firmanın yazılımı, faks gönderme imkanını, diğer programlara, "yazıcı gibi" sunmaktadır. Klavyeden Ctrl+P tuşlarına basarak veya File (Dosya) menüsünden Print (Yazdır) maddesini seçerek açacağınız Print (Yazdır) diyalog kutusunda varsayılan yazıcı bölümünde varsayılan yazıcı faks ise Modem'in, faks programının veya modemin bağlı olduğu seri kapısının adından oluşan Faks gönderme imkanının adını (örneğin Symantec Fax Starter Edition veya QuickFax on COM1) göreceksiniz. Windows ortamında faks gönderme imkanı varsayılan yazıcı olarak seçilmemiş ise burada bir diğer yazıcının adını görebilirsiniz. Bu durumda yazıcının adının yanındaki seçme okunu tıklayarak, açılacak listeden faksı seçin. Faks gönderme işlemi de aslında bilgisayarınıza telefonla bağlı bir faks alma aracına yazdırmak olduğuna göre, göndereceğiniz sayfaların seçimi, gönderme işleminde uygulanacak çözünürlük gibi ayarları bu kutuda yapabilirsiniz. Faks programları genellikle bir kopyadan fazla faks göndermenize imkan vermezler.

Word'ün yazıcı "sanarak" faks kartının veya modemin programına "yazdırma" işlemi bittikten sonra, faks programı devreye girerek, sizden faksın gönderileceği telefon numarası, vb., bilgileri vermenizi sağlayan kendi diyalog kutusunu görüntüleyecektir. Bu bilgileri vererek, yeniden OK, Tamam, Start, Başla gibi bir düğmeyi tıklamanız gerekir. Bazı faks programları ile işiniz burada biter; fakat bir çoğu kullanıcıya faksın başarıyla gönderilip gönderilmediği gibi bilgileri vermek üzere yeni diyalog kutuları açabilir.

Sonuç

Word 2000'ı tanıtan bu kitapçıkta, programı derhal kullanmanızı sağlayacak temel bilgileri sunmuş olduk. Fakat ele almadığımız, daha bir çok şey var. Word'ün daha ileri düzeyde kullanılmasını sağlayacak olan, grafik girme ve Word'ün kendi grafik oluşturma araçlarının bulunduğu grafik bölümünden; ünlü Web sayfası tasarım programları ile yarışmasını sağlayacak Web imkanlarından; simge, özel karakter kullanma, hyperlink girme olanağından; düzeltmelerin aynı dosya içinde fakat birbirinden ayrı saklanmasına imkan veren teknikten; Word'ü değme masaüstü yayıncılık programları ile aynı sınıfa sokabilecek sütun kolaylığından söz etmedik. Word belgelerine Field (alan) girme ve bu alanları otomatik olarak güncelleştirme, makro oluşturma ve bir çok sıradan işi makrolarla otomatik olarak yapma olanağını ele almadık. Word ile form oluşturma ve form doldurma tekniklerine değinmedik.

Yani, geride burada ele aldığımızdan daha çok şey var. Onları, orta ve ileri düzeyde Word 2000 kitaplarına saklıyoruz.